Načrt upravljanja programa se uporablja za združevanje več neodvisnih projektov, da bi dosegli strateški poslovni rezultat. Pogosto se pri upravljanju programa veliko pozornosti namenja pisanju planskega dokumenta, manj pa se osredotoča na izvajanje. Treba je vložiti enako količino napora pri izvajanju načrta, da se zagotovi njegovo uspešno izvajanje in da se vsa odstopanja ustrezno priznajo in upravljajo. Na splošno je vodja programa ali vodstvo programa v celoti odgovorno za programski načrt in zagotavlja njegovo učinkovito izvajanje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za preglednice
-
Programska oprema za obdelavo besedil
-
E-naslov
-
Telefon
Vzpostavite verigo poveljevanja. Določite jasno verigo poveljevanja s formalnim postopkom odločanja. Prepričajte se, da je postopek preprost in da lahko podpira hitro obratovanje, tako da izvajanje ne bo zastalo. Zagotoviti, da se določenim procesom ne izogiba z nenehnim spremljanjem stanja.
Razviti programske standarde in kazalnike uspešnosti. Določite standarde, ki bodo uporabljeni za merjenje integracije različnih komponent programa. Dokumentirajte standarde, povezane s procesi, komunikacijo, podatki, poročili, predlogami in načini distribucije, da zagotovite integriranje različnih projektov in nalog, ki so del programa.
Ugotovite časovni razpored izvajanja in poročanje o stanju. Dokumentirajte podrobnosti o ključnih projektnih fazah, razporedih in mejnikih. Določite udeležence načrta in sodelujoče pri projektih ter jim zagotovite pisno dokumentacijo o njihovih odgovornostih in mehanizmih poročanja. S tem bo ekipa ostala osredotočena in zadolžena.
Komunicirati, komunicirati, komunicirati. Vse strani, vključene v načrt upravljanja programa, potrebujejo stalno komunikacijo. Sporočila morajo vključevati tekoče pobude in dejavnosti, poročila o uspešnosti, uspehe in dosežke ter možnosti za povratne informacije, prispevke in pripombe.
Ocenite postopek in nato ponovno ocenite načrt. Redno zbirajte povratne informacije od udeležencev in ocenite, ali je cilj dosežen. Kot zaključi vsak ključni projekt, organizirajte formalno srečanje, da razpravljate o procesu. V tem procesu praznujemo uspeh, opredelimo področja izboljšav in po potrebi prilagodimo vire za optimizacijo učinkovitosti. Če cilji niso doseženi, ocenite, ali bi se morali spremeniti.
Razvijte načrt usposabljanja. Če je rezultat načrta za upravljanje programa nov sistem ali postopek, je treba razviti uradni program, ki bo zagotavljal usposabljanje in vire za vse uporabnike in lastnike sistemov. Načrt bi moral predstaviti programe usposabljanja, komunikacij in upravljanja sprememb.
Nasveti
-
• Opredelite parametre, ki sprožijo formalno poglobljen pregled v smislu časa, stroškov, ljudi ali kakovosti iz odobrenega projektnega načrta. • Načrt je smernica in ne sklop pravil. Pomembno je, da naredite odstopanja, če so upravičena. • Spodbujati odprto komunikacijo. Poslušajte povratne informacije vseh strani, vključenih v proces; morda imajo učinkovitejše rešitve za izvajanje dela načrta.
Opozorilo
• Postati je težko zapomniti, kdo naj bi delal po vsaki različici načrta. Dokumentacija in stalna pisna komunikacija bosta to olajšali. • povečati odgovornost za zagotovitev, da se proces izvajanja ne bo ustavil. • Bodite prilagodljivi. Lahko pride do nenačrtovanih sprememb. Če to storijo, ocenite njihov vpliv in ustrezno prilagodite. Ostanite seznanjeni z dodeljenimi sredstvi.
