Uredni namizni računalniki in urejene predalne mize samo opraskajo površino, kar pomeni dobra organizacija. Namesto, da bi vaši zaposleni organizirani pogosto pomeni, da gre za zakulisje in reševanje pisarniške organizacije od znotraj navzven. To lahko pomeni tudi vključevanje dela kreativnega razmišljanja, pa tudi tradicionalnih in očitnih ukrepov, v vaš pristop k organiziranju zaposlenih.
Ustavi večopravilnost
Čeprav se zdi, da je večopravilnost dober način za več opravljenega dela, delo na več nalogah hkrati zmanjšuje produktivnost in onemogoča vaše poskuse, da bi se zaposleni organizirali. Po podatkih ameriškega združenja za upravljanje je lahko neto znižanje produktivnosti celo 75 odstotkov. Vzpostavite jasno pravilo, ki od vaših zaposlenih zahteva, da prednostno razvrstijo dejavnosti in naloge ter najprej delajo na nalogi ali dejavnosti, ki ima najvišjo prednost. To ne le izboljšuje produktivnost in zmanjšuje stres, temveč tudi izboljšuje organiziran potek dela.
Nastavite podatkovno skladišče
Prepoznajte in nastavite osrednjo lokacijo, kot je spletni aplikacijski okvir ali omrežni pogon v skupni rabi, za shranjevanje obrazcev, predlog dokumentov, kopij politik podjetja in drugih informacij, ki jih zaposleni pogosto uporabljajo ali dostopajo. Eno mesto za shranjevanje pogosto dostopnih informacij omogoča enostaven dostop in pomaga organizirati vse. Na enak način tudi centralni, skupni koledar podjetja ali oddelka obvešča vse o tem, kaj se dogaja, in pomaga zaposlenim pri oblikovanju dnevnih in tedenskih načrtov.
Srečanja in komunikacije
Določite jasna pričakovanja, prenesite naloge in vnaprej obvestite o spremembah, kadar je to mogoče. Zaposlenim, ki vedo, kaj pričakujete in kaj želite, da delajo, omogoča vnaprejšnje načrtovanje in boljšo organizacijo. Organizirajte tedenske ali mesečne sestanke posameznikov in skupin, da ocenite napredek pri doseganju zastavljenih ciljev.Dobra organizacija se lahko neposredno obrne na delavnice, predstavljene predavatelje in delo z zaposlenimi, ki se borijo za izboljšanje njihovih organizacijskih sposobnosti. Spodbujajte beleženje med sestanki, da zmanjšate možnost, da bo pozabljivost vplivala na dobro organizacijo.
Dovoli čas za načrtovanje
Na koncu vsakega dne morajo zaposleni določiti 15 minut za načrtovanje. Vsak petek popoldne vključite dodatnih 15 minut, da pregledate urnik prihodnjega tedna in se pripravite na prihajajoči teden. Pomagati zaposlenim pri izboljšanju njihovih veščin načrtovanja tudi izboljša organizacijo tako, da jim omogoči, da vnaprej pripravijo gradiva ali informacije. Vnaprejšnje načrtovanje lahko tudi pomaga zaposlenim, da vidijo, kje se lahko trudijo preveč v delovnem dnevu, kar kaže na potrebo po ponovni določitvi dnevnih ciljev ali povpraševanju po pomoči.
