Odbor za načrtovanje dogodkov lahko pride v poštev, če ste odgovorni za veliko ali zapleteno dejavnost. Odbor bi moral biti ustanovljen zgodaj, da lahko sodeluje pri načrtovanju od začetka do konca. Pri določanju rokov in članov odbora za zaposlovanje prevzemite vodilno vlogo.
Začnite pripravljati načrte za odbor mesece pred dogodkom. Ugotovite, kako pogosto se mora odbor sestajati in se sestanke držati na minimumu, da se ljudem ne bo dolgčas. Načrtujte dodatna srečanja, ko se dogodek približuje.
Določite odgovornosti članov odbora in načrtujte vse pododbore, preden se približate ljudem, da se pridružijo odboru.
Povabite ljudi, da se pridružijo odboru. Osredotočite se na ljudi, ki so pokazali zanimanje za dogodek ali imajo izkušnje pri načrtovanju podobnih dogodkov. Vprašajte osebno in dajte posamezniku vse podrobnosti, ki ste jih načrtovali do te točke. Pošljite jim e-poštna sporočila in se jim zahvalite za pridružitev odboru in jih spomnite na podrobnosti vašega prvega srečanja.
Vsak član naj na prvi seji izpolni kratek obrazec s kontaktnimi podatki. Preglejte razporede sestankov in navedite podrobnosti o dogodku in morebitnih trenutnih sredstvih ali težavah. Poudarite, kje potrebujete pomoč in katere odločitve je treba sprejeti. Pripravite pododbore in naj skupina določi, kateri člani bodo odgovorni za njih. Do konca prvega sestanka se imenujejo predsedniki pododborov.
