Podjetja in organizacije so odvisna od komunikacijskih linij, ki ostajajo odprte in ostanejo zanesljive med različnimi deli in oddelki. Brez zmožnosti učinkovitega komuniciranja se funkcije podjetja začnejo hitro razpadati. Vendar pa vsakdo, ki hkrati sporoča svojo pot, vodi tudi v kaos. Tu se pojavljajo protokoli na delovnem mestu.
Določeni protokoli
Preprosto povedano, protokoli so notranja pravila, ki jih morajo člani organizacije upoštevati in uporabljati. Z zagotavljanjem, da se ciljne dejavnosti obravnavajo po protokolih, organizacija zagotavlja doslednost in skladnost na vseh ravneh. Slaba stran pa je, da preveč protokolov vodi do odpuščanja, birokracije in, kar je še hujše, nepotrebnih zamud. To deluje proti organizaciji, ki skuša biti prožna in prilagodljiva. Vzpostaviti ravnotežje med skladnostjo in odzivnostjo.
Elektronske komunikacije
Da bi dodali izziv upravljanja načina komuniciranja ljudi v isti organizaciji, so elektronske in računalniške metode zapletle vprašanje. Hitrost elektronske komunikacije pogosto povzroči, da se težave pojavijo hitreje in se širijo še naprej ob napakah. Pametni telefoni, e-pošta, takojšnje sporočanje in računalniške datoteke samo še povečajo število komunikacij.
Pisno sporočilo
Pisna sporočila, ki so najbolj tradicionalne metode poslovnega komuniciranja, jih organizacije zlahka standardizirajo, tako da jih je mogoče pravilno napotiti pravilno in pravilno razvrstiti. To se naredi z izbiro različnih metod za različne ravni pomembnosti. E-pošta, opombe in osnovna sporočila se lahko uporabljajo za vsakodnevno komunikacijo. Memorandumi in pisma o predstavitvi pisma družbe so sporočali vprašanja na bolj formalen način. Rezervirajte dokumente in poročila za politične razprave in pomembna prizadevanja za odločanje.
Elektronska sporočila
Težava z e-pošto, takojšnje sporočanje in internet je, da organizacije pogosto izgubijo nadzor nad sporočilom in njegovo publiko zelo hitro. Organizacije so dobro oskrbljene z rednim usposabljanjem osebja o tveganjih in nevarnostih elektronske komunikacije, pri čemer si ta orodja rezervirajo za dnevno, redno komunikacijo in usposabljanje osebja o razumevanju, kako redno čistiti stare komunikacije in hraniti le pomembne informacije. Ljudje pogosto uporabljajo ta orodja za neumno ali osebno sporočanje. Rezultati se lahko gibljejo od neprijetnih do resnih, če bodo te datoteke kasneje ponovno oživele v tožbah ali pravnih zadevah.
Pravila pisanja
Kot del protokolov imajo organizacije koristi tudi, da zagotovijo, da vsa sporočila sledijo pravilom jasne uporabe. To pomeni, da mora osebje razumeti, kako pravilno pisno komunicirati. Hitre, prepredene kratice, kot so LOL, WTB, WU, LTR itd., Ne spadajo v strokovne spise. Osebje mora razumeti, da morajo komunicirati v ustreznem jeziku, ki daje prednost črkovanju in slovnici.
Verbalna komunikacija
Protokoli za ustno komunikacijo se lahko izvajajo na podoben način kot pisni dokumenti. Obstajati morajo ravni za ustna srečanja, vključno s priložnostno razpravo, formalnimi srečanji, sestanki hierarhije in interakcijami pri oblikovanju politike / odločanju. Vsak od teh kontaktnih dogodkov mora imeti razumljivo pričakovanje o tem, kako komunicirati, kako dolgo in kako obdelati reakcije in odločitve. Če tega ne storite v podjetju, pogosto pride do ad hoc interakcije, ki se, čeprav je udobna v majhnih skupinah, začne povzročati težave, ko organizacije rastejo.
