Denarna ločitev dolžnosti je taktika za zmanjšanje tveganja naključne in namerne izgube denarja s strani zaposlenih. Oseba, ki bo najverjetneje ukradla denar od podjetja, je dolgotrajni delavec v delovnem okolju, ki nima delitve dolžnosti. Denarna ločitev dolžnosti je najpogostejša v večjih korporacijah, vendar pa lahko tudi mala podjetja izkoristijo minimalno ločevanje dolžnosti ali da vodja temeljito nadzoruje in pregleda denarne dajatve. Za pravilno delitev nalog v gotovinskem poslovanju je potrebno dovoljenje, skrbništvo, evidentiranje in usklajevanje.
Dovoljenje
Dovoljenje je prvi korak v verigi skrbništva. Samo ena oseba je pooblaščena za opravljanje dolžnosti. Na primer, oseba lahko prejme pošto in čeke, vendar ne sme obdržati preverjanj, ki jih ima v lasti, jih zabeležiti ali uskladiti knjigo, na katero so bili vneseni pregledi. Poleg tega lahko odobri ali pripravi vloge, vendar ne more iti v banko, da bi položil denar. Včasih lahko v manjšem podjetju oseba, ki odobri ček, to uskladi le, če jo je drugi zaposleni ali vodja položil in evidentiral.
Skrbništvo
Trajanje pripora je odvisno od dolžnosti. Na primer, blagajna, ki upravlja z denarjem za osemurno menjavo, v večini primerov ne bi smela uskladiti lastnega gotovinskega predala. Bilo bi sprejemljivo, da bi štela in beležila svoje skupne zneske ob koncu dneva, vendar bi moral nadrejeni uskladiti skupne zneske, da bi preveril gotovino glede na prejemke. To zagotavlja, da se ves denar obračuna in da noben manjka.
Snemanje
Evidentiranje je denarna dajatev, ki od upravljavca ali zaposlenega zahteva, da fizično ali elektronsko zabeleži gotovino v računovodskih knjigah podjetja. Ta denarna dajatev zagotavlja papirnato sled, ki sledi denarju. V prejšnjem primeru mora upravitelj, ki je uskladil gotovinski predal, najti drugega upravitelja, da zabeleži denar za depozit ali gotovino. Kadar več ljudi rokuje z gotovino, je bistveno, da se naloge razdelijo po vsej verigi skrbništva.
Pomiritev
Pomiritev je zadnji korak pri ločevanju denarnih dajatev in skrbniške verige. Zagotavlja, da vsi, ki ravnajo z denarjem, pravilno obračunajo denar, čeke ali pologe. Ko vodja ali zaposleni uskladi denarne zneske za dan ali teden, podjetju ponuja priložnost, da ujame kakršne koli napake v računovodstvu ali odkrije morebitne notranje kraje. Podjetje mora vedno imeti drugo osebo, ki se uskladi kot tisti, ki je prejel, obravnaval ali evidentiral denar.
