Denar teče v vaše podjetje in iz njega, in vsakič, ko se izteče za nakup novih sredstev, izboljša obstoječe ali zmanjša obveznost, se transakcija evidentira kot izdatek. Izplačila ali plačila, kot so nakup ali nadgradnja strojev, distribucija lastnikom ali odplačilo bančnih posojil, so le nekateri od izdatkov, ki so potrebni za upravljanje vašega podjetja.
Odhodki v primerjavi z odhodki
Izdatki pomenijo uporabo denarja ali denarnih ustreznikov za nakup sredstev, izplačilo dolga ali poslovanje sklada. Nekateri izdatki so lahko odhodki, ne pa vsak odhodek, ki se lahko odbije.
Poslovni odhodki so izkazani v izkazu poslovnega izida, stroški, ki so pretekli, porabljeni ali so bili potrebni za prihodke v določenem obdobju. Stroški so odbitni nakupi, kot so najemnina, komunalne storitve, davki, licence, strokovne pristojbine, pisarniški material, oglaševanje, provizije, popravila, zavarovanje, materiali, delo in stroški prodanega blaga.
Konvencije o računovodskih in davčnih obveznostih včasih zaostrujejo načine, kako naredite in beležite plačila glede na to, kdaj se sredstva dejansko zamenjajo. Zamenjava sredstev je izdatek, knjigovodska knjižba, ki evidentira transakcijo kot del vašega izkaza poslovnega izida, predstavlja odbitni odhodek.
Financiranje in amortizacija
Ko financirate poslovanje, lahko odštejete vsote, ki jih porabite, tudi če plačujete za te nakupe z izposojenimi sredstvi. Vendar vam ni dovoljeno odbiti plačil glavnice za poslovna posojila. Če si izposodite 1000 dolarjev za plačilo najemnine v mesecu, ko je denar tesen, se odhodki za najemnino odbijejo v tekočem mesecu. Če boste v naslednjem mesecu vrnili 1000 $, ko je denar več, vam tega plačila ne smete odbiti še enkrat. Plačilo glavnice je izdatek, ker denar zapusti vaš poslovni račun, vendar to ni odhodek, ker so bili stroški že evidentirani, ko ste plačali najemnino.
Podobno, ko kupite velik kos opreme, ki ga bo vaše podjetje uporabljalo v daljšem časovnem obdobju, običajno porabite vse naenkrat tako, da napišete ček za postavko. Pri evidentiranju nakupa kot odbitnega stroška pa ga morate amortizirati ali razporediti odbitek v obdobju, za katerega pričakujete, da bo sredstvo v uporabi. Na primer, če vaša restavracija kupi pečico, za katero pričakujete, da jo boste uporabljali 10 let, je celoten znesek nakupa izdatek, če plačate pečico v enkratnem plačilu. Vendar pa lahko vsako desetletje stroškov pečice beležite kot odbiten strošek v vsakem letu, ki ga vaše podjetje uporablja.
