Računi morajo imeti datume za pojasnitev obveznosti izdajatelja in prejemnika. Datum računa je datum izdaje dokumenta - ni nujno datum, ko so bili izdelki ali storitve predloženi. Plačilni pogoji se razlagajo glede na ta datum. Datum je tudi eden od načinov, da se posamezni računi zabeležijo in razlikujejo med seboj. Datumi računa morajo biti vidno prikazani, da se prepreči zmeda glede računa in da se zagotovi, da je račun zanesljiv dokument.
Plačilni pogoji
Računi vključujejo časovni okvir za pošiljanje blaga ali pričakovanje plačila. Obdobje plačila "neto 30 dni", na primer, se izračuna od datuma računa, tako da plačilo zapade najkasneje v 30 dneh od datuma računa. Datum pošiljanja je lahko datum računa, če je bil račun dan isti dan, ko je bilo blago odpremljeno. Če bo plačilo zapadlo, se bodo podjetja zanašala na časovni okvir, določen z datumom računa, in pogoje za prevzemanje dejavnosti zbiranja. Če kupci prejmejo popust za predčasno plačilo, ti datumi določajo, ali je bil račun plačan dovolj zgodaj, da prejme bonus.
Vodenje evidence računov
Podjetja, ki pošiljajo veliko računov, morajo imeti sistem za ustvarjanje enotnih številk računov za vsako prodajo. Zaporedni sistem oštevilčevanja zagotavlja, da se računi zlahka sledijo, ko so proizvedeni in plačani, tudi če se z istim datumom izdaje več računov.
