Najboljši način za pridobivanje donacij za vašo organizacijo je, da osebno vprašate ljudi. Če ne morete poslati delavcev, da stojijo pred lokalnim supermarketom ali gredo od vrat do vrat, je vaša naslednja najboljša možnost, da napišete pisma, ki pojasnjujejo vašo težavo in osebno prosijo za donacije. Tako kot vsako prodajno pismo, pa mora vaše donacijsko pismo ujeti zanimanje občinstva in pridobiti njihovo sočutje ali pa ne bodo še naprej brali pisma ali darovali vašega vzroka.
Začnite pismo s tipkanjem datuma. Preskočite presledek in vnesite ime in naslov prejemnika na ločene vrstice. Preskočite dodatno vrstico in vnesite »Spoštovani gospod / gospodje. (Priimek)«, ki ji sledi dvopičje. Če imate poštni seznam, uporabite funkcijo spajanja dokumentov v vašem programu za obdelavo besedil, da vnesete ime in naslov prejemnika na notranji naslov in ime na pozdravu.
Začnite pismo s presenetljivim dejstvom ali statistiko ali drugo izjavo, ki bo takoj pritegnila pozornost bralca. Na primer, če bi pisali pismo, v katerem bi zbirali donacije za južno kuhinjo, ki služi družinam na območju, bi lahko napisali: "Ali ste vedeli, da vsak šesti otrok v našem mestu vsako noč lačen?" Številni bralci bodo presenečeni nad to izjavo in še naprej berejo vaše pismo.
Pojasnite svoj program in kaj počnete. Navedite konkretne, konkretne primere, kako vaš program pomaga drugim ali opravlja svojo funkcijo, tako da lahko prejemnik vidi, kako bo njihov denar porabljen. Če bi denar delno koristil vaši organizaciji, razložite, koliko denarja bi bilo namenjenih za vzrok in koliko bi bilo za režijske stroške, kot so upravne takse.
Vprašajte za določeno količino denarja. Če vaše občinstvo ni bogato ali če potrebujete le majhno količino denarja od mnogih donatorjev, da bi pomagali vašemu vzroku, prosimo za majhno količino denarja, kot je 5,00 $, in predlagajte, da se bralec lahko odloči za več donacij. Prejemniki pisem bodo bolj verjetno darovali, če boste zahtevali razumno količino denarja, ki si ga lahko privoščijo večina ljudi.
Zaprite pismo s ponovnim pozivom za pomoč in potrebo po donacijah. Predlagajte, kako lahko celo majhna donacija spremeni razliko in jim povejte, kako naj darovate.
Vnesite "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje polno ime in naslov. Natisnite črko na pisemski papir vaše organizacije in vsako črko podpišite nad vnesenim imenom. Če pošiljate preveč črk, da se podpišejo posamezno, vstavite grafiko svojega podpisa v datoteko s pismom ali pa s svojim podpisom ustvarite žig.
