Zapisniki sestankov upravnega odbora so pravni dokumenti, ki so na voljo za javni pregled, zaradi česar so pomembni dokumenti za poslovno ali drugo vrsto organizacije. Bolj formalne so, pomembnejše je, da jih odbor odobri, preden se razširijo. Uporaba nekaj preprostih najboljših praks za snemanje in odobritev minut vam bo pomagala racionalizirati ta proces in zmanjšati dokumentacijo.
Preglejte postopek za beleženje zapisnikov o sestanku, ki ga pooblasti organizacija. Mnogi sledijo Robertovim pravilom o naročanju in dovolijo, da tajnica zapisa uporablja in sledi predlogi za zapisovanje in ustvarjanje končnih minut. Vprašajte, kdaj in če vključite imena članov odbora, ki dajejo pripombe ali postavljajo vprašanja, ali če bi morali zaščititi njihovo zasebnost. Na primer, morda boste morali napisati: »Razpravljali smo o tem, da je naš konkurent, XYZ Corporation, uporabljal zavajajoče oglaševanje in da je treba kontaktirati FTC,« namesto, »Bob Smith je izjavil, da verjame, da naš konkurent, XYZ Corporation, uporablja zavajajoče oglaševanje in FTC. Debbie Jones in Hank Johnson sta se strinjala.
Ne pozabite natančno zapisati minut. Prosite člane odbora, da prenehajo govoriti, ali da predsednik počaka, preden začne novo razpravo, kadar koli zaostajate v beleženju. Prosite člane, naj ponovijo ali pojasnijo vse informacije, ki jih ne najdete. Ponavljajoče se predloge članov odbora, vključno z izvirnim predlogom in njegovo končno spremenjeno različico, kadar koli se predloži predlog. To storite ne glede na to, ali je gibanje napoteno in ali gre. Zabeležite se vsote glasov, ne pa preprosto navedite, da je bilo glasovanje sprejeto.
Zapisnik pošljete predsedniku uprave, izvršnemu direktorju ali izvršnemu odboru, preden jih pošljete polnemu odboru, če je to postopek vaše organizacije. Ko prejmete soglasje za pošiljanje zapisnika polnemu odboru, ga pošljite vsakemu članu odbora, ne glede na to, ali se je udeležila sestanka in ali bo na seji, na kateri bo zapisnik sprejet, ali ne. Dovolj časa pošljite tako, da jih člani odbora lahko preberejo, zastavljajo vprašanja o njih, razpravljajo o raziskovalnih temah in prosijo za pojasnila.
Na naslednjem sestanku upravnega odbora, ki predstavlja sklepčnost, naj predsednik ali kateri koli član upravnega odbora vodi naslednjo sejo, da poda predlog za odobritev zapisnika upravnemu odboru. Kvorum je najmanjše število članov upravnega odbora, ki so potrebni za uradno ukrepanje. Počakajte, da bo predlog napoten, nato pa naj se vodja sestanka odpre za razpravo. Med razpravo je treba vložiti predlog, napotiti in prenesti, če so potrebne spremembe ali popravki zapisnika. Po razpravi ali če ni razprave, naj vodja sestanka pokliče vprašanje ali glasuje in potrdi zapisnik.
Nasveti
-
Preverite, ali ima vaša organizacija predpis ali drugo pravilo glede datuma, do katerega morajo člani odbora prejeti zapisnik o sestanku.
