Ko morate povzeti veliko količino informacij, je beležka ali pismo učinkovit način za to. Mnogi ljudje težko najdejo pisanje in verjamejo, da nimajo besednjaka, da bi to storili. Toda kot pravi učitelj pisanja William Zinsser, je pisanje samo razmišljanje na papirju. Vse kar morate storiti je, da organizirate svoje misli, sledite slogu izbranega formata in uporabite preprost in jasen jezik.
Pisanje poročila v beležki
Napišite glavo. Za beležko navedite v zgornjem levem kotu, kdo naj bi prebral beležko (na primer Za: Vsi zaposleni), ki jo je napisal (Od: Vaše ime), kdo jo bo še prejel (CC: Ime prejemnika) datum (trenutni datum) in o tem (predmet: tema za naslov.)
Če je to pismo, začnite z datumom in pozdravom, kot je "Vsem zaposlenim:".
Razmislite o svojem občinstvu.Če pišete splošnemu občinstvu, uporabite jezik, ki ga bodo vsi razumeli. Novi zaposleni morda še ne poznajo žargona podjetja, zaposleni v enem oddelku pa morda ne razumejo terminologije drugega.
Naredite oris. Organiziranje misli omogoča jasno pisanje. Razmislite, kaj bo vaše občinstvo želelo vedeti in kaj jim želite povedati. Poudarite ključne zaključke poročila in kaj pomeni za ljudi, ki berejo beležko.
Začnite z močnimi uvodnimi izjavami. Potrdi poročilo in njegove sklepe. Na primer: »Kot rezultat naše nedavne študije o produktivnosti bomo naredili več sprememb v naših pravilih za uporabo interneta.«
Pojasnite. Označite vse podatke ali ugotovitve, ki podpirajo zaključek. "Svetovalci so ugotovili, da so zaposleni v povprečju preverjali elektronsko pošto in vodili fantazijske športne ekipe." Prav tako naj bralci vedo, kdaj bo prišlo do sprememb.
Ljudem povejte, kje bi lahko poiskali popolnejše informacije (če je primerno). Na primer: "O tem bomo nadalje razpravljali na našem tedenskem sestanku osebja v petek" ali "Celotno poročilo je na voljo vsem zaposlenim v obliki PDF." Ne podpisujte beležke; vaše ime je na vrhu beležke. Če pišete pismo, uporabite svoje ime, svoje polno ime ali polno ime in naslov, odvisno od okoliščin in vaših želja.
Ponovno napišite in prerežite nered. Ponovno preberite osnutek in odpravite nepotrebne besede. Na primer: "Po mnenju korporacije bi morala Scrantonova pisarna aktivno skušati zmanjšati neproduktivnost z omejevanjem uporabe dela podjetja, ki ni namenjena delu," je mogoče ponovno napisati, ker nas je podjetje zaprosilo, da omejimo osebno uporabo lastnine podjetja. bo povečala našo produktivnost."
Korektura in preverjanje črkovanja. Povejte zaupanja vrednemu sodelavcu, da preveri vašo slovnico in ton; slabo napisan stavek je mogoče razlagati na načine, ki jih nikoli niste nameravali. Prav tako zaženite preverjanje črkovanja, vendar bodite pozorni na samodejne funkcije za zamenjavo besed. Ne želite, da vaše poročilo reče "Indonezija", ko ste mislili "Indiana".
