Ne glede na to, ali gostite korporativno srečanje, konvencijo ali kakšen drug poseben dogodek, lahko gostujoči govorniki občinstvu ponudijo nove perspektive in koristi strokovnega znanja. Kontrolni seznam lahko pomaga organizirati ureditev, tako da vse poteka gladko. Zaradi organizacije razvrstite kontrolni seznam na področja: potovanja, finance, tehnologijo, potrebe po naslovu in govorniku. Gostitelj in govornik lahko v teh kategorijah ustvarita kontrolne sezname, da zagotovita, da dogodek nima težav.
Potovalni aranžmaji
Gostujoči govorniki, bodisi plačani bodisi prostovoljci, običajno potujejo na govorniško delo. To lahko vključuje velike načrte za potovanja, kot so letalska vozovnica in hotel, ali preprosta vožnja z avtomobilom. Organizacija gostiteljica je tista, ki skrbi za to. Ugotovite, od kod prihaja govornik, kakšen prevoz bo potreboval in želje glede časa prihoda in odhoda.Pridobite tudi ustrezne informacije govorca, kot je datum rojstva, ki je potreben za nekatere rezervacije. Nato mora kontrolni seznam vključevati rezervacijo potovanj - po potrebi rezervirati hotel in organizirati prevoz na tleh, kot je avtomobil. Dodajte opombo, da potrdite vse dogovore nekaj dni pred poslom. Kontrolni seznami govornikov morajo vključevati tudi posredovanje informacij in potrditev podrobnosti.
Finančne ureditve
Točke na kontrolnem seznamu gostitelja morajo vključevati potrditev, da je bilo plačilo izvedeno govorcu. Pogosto se govornikom izplača del pred dogodkom kot vrsta zadrževalnika in del po uspešnem zaključku posla. Če je temu tako, naredite dva elementa kontrolnega seznama, da ne pozabite. Finančni kontrolni seznam govorca mora vključevati posredovanje gostitelja vseh ustreznih podrobnosti, kot so naslov ali številka računa za neposredni depozit, ter potrditev, da je bilo plačilo opravljeno.
Tehnološke potrebe
Številni gostujoči govorci uporabljajo tehnologijo kot del svojega naslova. Gostujoči govorniki morajo sestaviti seznam vsega, kar potrebujejo - vključno z prenosnimi računalniki, grafoskopom in zaslonom, kabli, kazalcem, mikrofonom itd. Gostitelj mora te informacije zahtevati in dodati praktične predmete, kot so napajalni kabli, rezervne prenosne računalnike in tehnična oseba za reševanje morebitnih težav.
Govor in materiali
Gostiteljske organizacije bi morale jasno povedati, kaj iščejo od govornika. To lahko vključuje določeno temo za obravnavo ali več praktičnih podrobnosti, kot je na primer dolžina naslova. Naredite seznam vsega in ga pošljite na zvočnik. Za govornika mora ta kontrolni seznam vključevati končanje in urejanje naslova. Govornik mora tudi preveriti ustvarjanje dvojnikov kopij govora in podpornega gradiva, kot je PowerPoint. Gostitelj in govornik morata vnaprej sodelovati, da ugotovita, ali bo govornik zagotovil vnaprejšnjo kopijo naslova, morda za medije ali tolmača za znakovni jezik.
Skrb za govornika
Ta del kontrolnega seznama je namenjen gostitelju, ne govorniku. Vaš govornik je treba obravnavati kot VIP za dogodek. Dodelite osebi, ki bo delovala kot povezovalec in vodja za govornika, ter govorniku posredujte kontaktne podatke dodeljene osebe. Na dan dogodka zagotovite, da vodja ve, kje naj pozdravi govornika in zagotovi vse potrebne posodobitve dogodka in pomembne podrobnosti. Vodnik bi moral predstaviti govornika tudi pomembnim osebam v organizaciji. Na kontrolni seznam dodajte elemente, ki zagotavljajo udobje govorca med dogodkom, kot so steklenice vode na stopničkah. Na koncu dodajte elemente kontrolnega seznama, da se spomnite, da se zahvalite govorniku po dogodku - morda z ročno napisano noto ali cvetličnim aranžmajem - in da dokončate vsa plačila.
