Naloga načrtovalca srečanj je lahko zastrašujoča glede na število podrobnosti, ki se nanašajo na načrtovanje in organiziranje konferenc zvočnikov, če pa uživate v izzivu večopravilnosti in ste znani po tem, da ste mojster v žongliranju podrobnosti, boste dobro pripravljeni na zaposlitev.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Glavni kontrolni seznam
-
Pogodbe za predsednika
-
Prizorišče
-
Nujni rezervni načrt
Začnite načrtovati konferenco zvočnikov vsaj eno leto prej - več, če bodo ljudje, ki jih nameravate predstaviti kot gostujoči predavatelji, pomembni moški in ženske, katerih koledarji polnijo več let vnaprej. Ustvarite glavni kontrolni seznam, v katerem so podrobno opisane vse naloge, ki jih je treba opraviti, da se konferenca preda govornikom, oskrbo, opremo in določbe, ki jih je treba pridobiti za izvedbo dogodka.
Rezervirajte prizorišče konference na lahko dostopni lokaciji, ki je na priročnem mestu v bližini letališč, javnega prevoza, hotelov, restavracij in drugih ugodnosti, saj so delavci na teh mestih usposobljeni za obravnavo množic konferenc 24 ur na dan. Prosite svojega odvetnika, naj pripravi standardno pogodbo o govorjenju, tako da boste imeli pravno zavezujoč dogovor z vsakim govornikom, da se bo pojavil in sodeloval pri dogodku.
Delo na vaši konferenčni agendi, tako da bodo govorniki načrtovani namensko. Dodelite najbolj dinamične zvočnike za obravnavo ključnih in končnih slotov, tako da so udeleženci navdušeni nad opombami prvega in navdihnjeni z besedami zadnjega. Obvestite govornike o svojih časovnih omejitvah in jih navdušite, kako pomembno je zapustiti čas za vprašanja na terenu.
Naročite zaloge, mize za registracijo, poskrbite za najem opreme, signalizacijo, značke in sistem kreditnih kartic / blagajniških računov za tiste, ki niso kupili avansa. Pošljite potrditveni razpored konferenčnim govornikom nekaj mesecev pred datumom, da se udeležencem omogoči dovolj časa za načrtovanje prevoza. Preverite odgovornosti vaše organizacije, npr. Povračila stroškov za letalske vozovnice, vnaprej dogovorjene prenočitve ali omejitve porabe na dan, in poskrbite, da bodo govorci prejeli seznam družabnih dogodkov, ki so jih povabili kot del svojega obiska.
Zamislite rezervni načrt, ki pokriva katastrofalne možnosti: smrt ali poškodbo zvočnika ali spremembo mesta v zadnjem trenutku. Dodelite prostovoljcem, da delujejo kot gostitelji vsakega govornika in rezervirate limuzino ali taksi službo, da vozijo zvočnike, če prevoz ni med odgovornostmi gostitelja. Izpolnite zadnje minute naloge, kot so naročanje prigrizkov in primeri vode za zvočnike.
Mustrirajte svojo vzdržljivost za zadnje predkonferenčne dni - če bodo avdio-vizualni pripomočki izginili, bo prišlo do zamenjav v hotelski sobi in bodo letala zakasnila, to pa je čas, ko stvari izginejo iz nadzora. Obdržite svoj razum o sebi in se zanašajte na svoj glavni kontrolni seznam. Ko ste govorcem napisali postkonferenčne beležke, si naredite uslugo in si vzemite počitnice. Zaslužili ste ga.
