Pisanje v poslovni obliki se razlikuje od drugih vrst pisanja. Smernice so bolj toge in slog, ki ga pišete, je običajno vnaprej določen. Cilj pri pisanju v poslovnem slogu je vedno videti profesionalno. Veliko pisanja, ki ga naredite, bo za obstoječe ali potencialne stranke, sodelavce ali nadrejene. Nekateri od teh dokumentov lahko vplivajo na to, kako dobro delate vi ali vaše podjetje, zato je upoštevanje smernic bistveno.
Pri pisanju poslovnega pisma uporabite format bloka, modificiranega bloka ali pol bloka. Najpogosteje se uporablja format bloka. V tem formatu je vse levo in enojno razmaknjeno, z izjemo dvojnega presledka med odstavki.
Napišite dokument za občinstvo. Osredotočite se na njihove potrebe in interese namesto na vaše. Razmislite, kaj morajo bralci vedeti in določiti primeren način posredovanja informacij tem specifičnim bralcem.
Pri pisanju nadrejenim ali strankam uporabite formalni ton. Uporabite samo neformalni ton za beležke ali e-pošto sodelavcem.
Poudarite pozitivne informacije in se osredotočite na koristi za bralca. To je še posebej pomembno pri pisanju pisma, ki vsebuje negativno sporočilo.
Pišite jasno in jedrnato. To lahko storite tako, da odstavke skrajšate, tako da na začetku dokumenta in odstavkov navedete pomembne informacije, po možnosti pa uporabite sezname. To pomaga bralcem, ki so običajno pritisnjeni za čas, najti pomembne informacije, tudi če dokument samo prelistajo.
Preverite, ali je dokument brez napak, slovničnih in ločil. Vsaka napaka v vašem pisanju vam lahko naredi neprofesionalno ali nepazljivo.
Nasveti
-
Na splošno je v poslovnem dokumentu v redu beseda "I" in "vi". Vendar bodite previdni, ko uporabljate besedo »mi«, ker to spremeni vaše besede v razmišljanje o celotnem podjetju.
Vedno uporabite dvopičje, ne vejice, po pozdravu v poslovnem pismu.
