Kako spremeniti standardni operativni postopek. Spremembe standardnih operativnih postopkov (SOP) sledijo posebni metodi, ki jo ustanovi oddelek za kakovost in regulativne zadeve. Začetek dokumentiranja zahtevanih sprememb SOP takoj, ko ustrezno osebje upošteva revizijo. Hranite seznam pogovorov glede teh sprememb glede na datum in udeležence. Nato ta zapis vključite kot del vaše začetne zahteve za spremembo SOP.
V pisni obliki določite potrebo po spremembi SOP. Ta dokument posredujte nadzorniku oddelka, na katerega vpliva sprememba, in oddelek za nadzor dokumentov.
Izpolnite obrazec za zahtevo za spremembo. Odločite se, ali je zahtevana sprememba upravna ali stvarna. Upravne spremembe si prizadevajo za revizijo postopka, ki ga družba sledi. Klerikalne spremembe si prizadevajo za pregled obstoječega pisanja, slovnice, formata in jasnosti obstoječega SOP-a.
Zahtevajte številko pooblastila za spremembo iz oddelka za nadzor dokumentov. To številko vpišite na prvo stran obrazca za zahtevek za spremembo.
Pripravite razlago zahtevane spremembe. Če je možno, kopirajte obstoječi SOP in naredite popravke rdeče črte, ki prikazujejo zahtevane spremembe. Podpišite in napišite datum zahteve za spremembo. Predložite ga v oddelek za nadzor dokumentov.
Posreduj kopijo obrazca za zahtevek za spremembo oddelku za človeške vire. Pojasnite, ali mora oddelek usposobiti zaposlene zaradi zahtevane spremembe in na katere zaposlene vpliva sprememba. Zahtevati človeške vire za dokumentiranje usposabljanja po datumu, zaposlenih, trenerjih in predmetih.
Podatke o zaključku usposabljanja oddajte oddelek za nadzor dokumentov. Zahtevajte, da jo dodajo v prvotni obrazec zahteve za spremembo.
Odobreni obrazec zahtevka za spremembo razdelite vsem zaposlenim v podjetju. Obliko navedite s številko kontrolnega dovoljenja. Povejte zaposlenim, kako dostopati do obrazca.
