Kako napisati standardni operativni postopek. Standardni operativni postopek ali "SOP" je dokument, ki vsebuje navodila za izvajanje naloge. Zagotavlja, da se redna dela opravljajo varno in v skladu z veljavnimi predpisi. Avtoritativni standardni operativni postopek lahko napišete tako, da sledite tem korakom.
Zaposlene, ki uporabljajo SOP, prosite za informacije o tem, kako naj se opravi delo. Pričakujte, da bo dokument opravil več osnutkov, preden bo mogoče ustvariti končno. Zaposleni naj sami pregledajo osnutke za dodatne predloge.
Pripravite prvi osnutek. Ta osnutek mora določiti vse potrebne korake v postopku. Ugotovite, ali je mogoče velike korake razčleniti na manjše korake. Ustvarite preprost diagram, ki bo služil kot dragocen prvi osnutek.
Napišite prvo stran, vključno s kratkim uvodom, ki predstavlja pregled celotnega dela. Na ta način morajo zaposleni, ki običajno berejo in opravljajo en korak naenkrat, pregledati opravilo od začetka do konca pred začetkom.
Pripravite glavo na prvi strani. Vsebovati mora ime podjetja in logotip poslovne enote, naslov dokumenta, datum nastanka in določeno številko dokumenta, ki jo je osebje za nadzor dokumentov dodelilo. Vključite tudi številko izdaje, ki jo ustvari nadzor sprememb.
Ustvarite tabelo neposredno pod naslovom "Zgodovina sprememb in odobritve". Vključite stolpce za datum izdaje SOP, opis sprememb in podpisov za izdajatelja SOP, vodjo oddelka in vodjo nadzora kakovosti. V opisu sprememb je treba na kratko povzeti vse spremembe SOP od njegove ustanovitve. Vsako revizijo mora podpisati njen pobudnik.
Začnite drugo stran z namenom SOP. Vključite njegovo področje uporabe, vsebino dokumenta, opredelitve izrazov ali okrajšav, ki se uporabljajo v SOP, odgovornosti osebja, vključenega v postopek, in sklicevanja na dokumente, na katere se je oprl SOP, kot so trgovinski standardi.
Dokončajte SOP tako, da opisate postopek v kratkih korakih. Uporabite preprost jezik in se izogibajte opisovanju več korakov v istem stavku. Ko je naloga podrobna, podajte dokument in ga mora podpisati ustrezno regulativno osebje. Pošiljanje SOP-a v oddelek za kontrolo dokumentov in vodjo, odgovorno za izvajanje postopka.
