Zaupanje je težko zaslužiti in ohraniti v poslovnih odnosih. Včasih lahko nekaj tako navidezno majhnega, kot je nesporazum ali zaznana nevljudnost v poslovnem komuniciranju, uniči delovno razmerje. V poslovnem komuniciranju lahko dobri maniri pomenijo razliko med dobičkom in izgubo. Učenje biti vljuden in vljuden v vsakem trenutku lahko prihranite zapravljeno energijo na delovnem mestu in skrbi, ko ste morda posegli po poslovnem bontonu in vljudnosti (glej literaturo 4).
Telefon
Prepričajte se, da, če ne morete odgovoriti na vaš telefon, da je vaše posneto sporočilo iskreno in vljudno. Pogosto je to v tonu glasu, ki ga je mogoče prikazati vljudno. Opravičila se je, ker ni na voljo, ko je klicatelj potreboval govoriti z vami. Navesti, kdaj se boš vrnil, je še ena vljudnost. Najpomembnejše je, da vračanje sporočila ni le vljudno, ampak strokovno. Ko odgovorite na telefon, se nasmehnite. Pokazalo se bo v vašem glasu. Popolnoma poslušajte, kaj mora klicatelj povedati, preden začnete govoriti. Preden postavite kličočega na čakanje in počakate, da klicatelj reče, da je v redu, poskrbite, da boste zaprosili za dovoljenje. Nikoli ne odložite, ne da bi se poslovili ali obvestili, da končate klic, tudi če je klicatelj nesramen.
E-naslov
E-pošta je zelo pomembna v poslovnih komunikacijah. Trajajo tudi dolgo časa. Lahko postanejo trajni zapisi vaših besed. S tem znanjem se prepričajte, ko pripravljate e-poštno sporočilo, da ga glasno preberete ali ga kako drugače pregledate, da se prepričate, da ne samo, da dobite svoj pomen, ampak da ga prenašate na vljuden način. Začnite e-pošto s profesionalnim pozdravom, ki pozdravi vašega prejemnika ali skupino prejemnikov po imenu (glej Reference 3). Ne pozabite, da to e-poštno sporočilo ni prijateljsko sporočilo med prijatelji. Uporabite popolne stavke in dobro slovnico. Nikoli ne napišite e-pošte, kadar ste jezni ali razpoloženi, da bi se odzvali, saj so možnosti, da ste poslali e-pošto pod temi pogoji, manjkale vljudnosti, ki bi lahko naredile vašo komunikacijo učinkovitejšo (glejte Reference 2).
Pisma
Pogosto je sprejemljivo, da pošljete pismo, s katerim posredujete poslovno komunikacijo. Kot pri e-pošti, se prepričajte, da je vaša pisna korektura za črkovanje in obliko ter preverite pravilnost slovnice. Povejte hvala, ko in kjer je to potrebno. Prepričajte se, da zaprete pismo s spoštovanjem za pričakovani čas, ki ga prejme prejemnik, ki bere vašo komunikacijo.
Iz oči v oči
Pogosto se najpogostejša oblika poslovne komunikacije dostavlja iz oči v oči. Dobra praksa je, da pred ogledalom pregledate, kaj nameravate povedati. To vam bo dalo dobro predstavo o tem, kako se vaši obrazni izrazi spreminjajo z vašim sporočilom. Ko obiskujete poslovno dejavnost v drugi državi, ni vljudno prisiliti vaše kulture na tiste, s katerimi ste tam, da bi poslovali (glej Reference 1). Razumevanje kulturnih razlik vam lahko pomaga, da ste vljudni pri komuniciranju s tistimi iz držav, v katerih se osebnostne ustreženosti prikažejo drugače, kot ste navadeni.
Oglasne deske
Objave na oglasnih deskah so običajne na številnih delovnih mestih. Ta praksa lahko včasih povzroči nesramno ali grobo prikazovanje komunikacije. Ko ste odgovorni za posredovanje sporočila vsakomur hkrati, si morate prizadevati za vljudnost do vseh. Uporaba slenga ali nenavadnih stavkov lahko uniči in zmanjša vaš namen. Poskrbite, da bo vaša oglasna deska ali bilten napisana z vsemi upoštevanji drugih strokovnih poslovnih komunikacij.
