Poročajte o pisanju v bistvenih spretnostih na vseh ravneh poslovanja. Pisanje jasnih, jedrnatih poročil je ključna spretnost za učinkovito poslovno komuniciranje. Učinkovito, dobro napisano poročilo lahko spodbudi prodajo, ustvari bolj povezane in bolje delujoče skupine, racionalizira procese in izboljša finančno poslovanje. Poročila lahko upravljavce opozarjajo na priložnosti za poslovno rast, opredelijo področja, kjer je mogoče uresničiti večjo učinkovitost in vzpostavijo povezane poslovne postopke. Ker je tako bistvenega pomena za delovanje večine podjetij, je pisanje poročil ena najpomembnejših oblik poslovne komunikacije.
Premisleki
Pisanje poročil, ker je tako pomemben del poslovne komunikacije, mora biti dobro načrtovano. Pomembni vidiki vključujejo poznavanje občinstva, za katerega se piše poročilo, razloge za pisanje poročila, končni namen, za katerega je poročilo namenjeno, in specifične uslužbence, potrebne za prispevanje informacij, ki so bistvene za dokončanje poročila. Nujno je treba določiti število poslovnih virov, ki bodo vključeni v pisanje poročila, in primerjati vrednost teh sredstev z neto donosom, ki se pričakuje od oblikovanja poročila. Če je za pisanje poročila potrebnih veliko dragocenih virov, vendar bo poročilo prineslo le majhno korist, potem to ni učinkovit projekt. Manj zahtevna oblika poslovne komunikacije, kot je memorandum, je lahko tisto, kar je potrebno.
Načrtovanje
Ko so vse ugotovitve preučene in dokumentirane, pisatelj poročila - ali vodja projekta, če več piscev pripravi poročilo - oblikuje načrt. Načrtovanje je bistvenega pomena za učinkovito poslovno komuniciranje, nikjer več kot pri pisanju poročil. Celovit načrt za pisanje poročila vključuje časovni okvir za izdelavo poročila, potrebne materiale, seznam vseh sodelujočih ter vsa potrebna založna sredstva in materiale, kot je umetniško delo.
Proizvodnja
Proizvodnja je pomemben korak v vseh projektih poslovne komunikacije. Pri pisanju poročil lahko proizvodnja traja le en dan ali več mesecev, odvisno od obsega projekta. Pomembno je, da se načrt uporablja redno med dolgimi projekti pisanja poročil, da se zagotovi, da je projekt na pravi poti za pravočasno dokončanje.
Pregled
Poročilo običajno pregleda vsaj pisatelj, preden ga pošljejo končnim prejemnikom. Dobra slovnica in slog sta potrebna za vse poslovne komunikacije, zato mora pregled vsebovati - vsaj - pregled črkovanja in ločil. Če čas dopušča, je treba opraviti obsežnejši pregled vsebine. Če je mogoče, mora biti lektor nekdo, ki ponovno vidi gradivo; "sveže oči" so primerne za odkrivanje pisav ali slovničnih težav, ki jih nekdo, ki je bil tesno vključen v pripravo poročila, ne more ujeti.
Dostava
Dajanje poročila je lahko v več oblikah: Poročilo je lahko predstavljeno kot diaprojekcija in razprava, natisnjeno in poslano po e-pošti prejemnikom ali razdeljeno na več razdelkov in dostavljeno več tednov različnim prejemnikom. Lahko se predstavi krajša različica dolgega poročila, medtem ko je celotna različica na voljo v tiskani obliki. Metode dostave narekujejo dolžina poročila, razpoložljivost pisatelja za predstavitev ugotovitev in geografske lokacije prejemnikov.
