Ustrezno zapisovanje zapisnikov sestankov je kritičen korak, ki ga je mogoče spregledati. V nekaterih primerih je lahko vodenje dnevnika zapisnikov sestankov pravna zahteva. Ne glede na to, ali gre za pravno zahtevo ali ne, je to dober način, da se po srečanju vsi osredotočijo in na kraju samem, in zagotavlja zgodovinske podatke o dejavnostih organizacije.
Dnevni red srečanja
Določanje dnevnega reda pomaga, da sestanek ne postane neorganiziran in vam omogoča, da napišete predloge za zapisnik. To prihrani čas in olajša izpolnjevanje praznih mest na vsaki temi.
Uvodne informacije
Označite vrh dokumenta "Zapisnik sestanka za Datum". V zgornjem desnem kotu navedite osnovne informacije o sestanku. Zabeležite ime podjetja, datum in kraj srečanja ter čas, ko se je sestanek začel in zaključil.
Kdo je obiskoval
Zapisnik bi moral pokazati, kdo se je udeležil sestanka. Navedite ime in naslov vsake osebe. Če so udeleženci iz druge organizacije ali pa so v telefonu zakrpani, je treba to opozoriti. Upoštevajte tudi, kdo je sprejel zapisnik, ki je običajno tajnik podjetja.
Teme razprave
Med sestavljanjem zapisnikov naj bodo teme razprave preproste. Ne citirajte, kar je povedala vsaka oseba. Držite se osnovnega opisa teme in jasno navedite, katera odločitev ali izid je bil dosežen. V zapisniku ni treba podrobneje obravnavati.
Takoj vnesite minute
Takoj vnesite minute sestanka. Več časa, ki poteče pred vnašanjem minut, bolj je verjetno, da boste pozabili nekaj pomembnega, ki se je zgodilo. Nekateri menijo, da je koristno imeti snemalnik na sestanku, da imajo zapis, ki ga je potrebno preveriti, ko pripravljajo zapiske. Kopijo zapisnika sej razdelite vsem udeležencem.
