Zapisnik sestankov je organiziran zapis udeležencev srečanja in obravnavanih tem. Zapisniki služijo kot koristna referenca za razprave in odločitve, kot tudi podporni dokument za notranja priporočila.
Vključene postavke
Odpiranje zapisnikov sestankov vključuje seznam udeležencev. Ugotavlja tudi datum, čas in potek sestanka. Ko poteka sestanek, so teme predstavljene za razpravo, včasih pa se glasujejo ali se o njih odloča. Nadaljnje minute se nanašajo na udeležence, ki sodelujejo pri vsaki temi. V zapisnikih so zabeležene tudi zamisli, predstavljene za razpravo, in predstavljene so bile vse ključne misli. V minutah so vključeni tudi glasovi ali odločitve, skupaj z usmerjenimi akcijskimi koraki.
Vrste srečanj
Udeleženci na neformalnih sejah delovnih skupin ali odborov pogosto sprejemajo svoje zapiske. Eden od članov lahko celo pregleda srečanje drugim udeležencem. Vendar pa se organizirani in strukturirani zapisniki sestankov običajno uporabljajo samo za bolj formalna srečanja. Zapisniki se običajno vodijo za sestanke organizacijskih odborov, sestanke odbora, srečanja vladnih agencij ali uradov in javne sestanke. Sekretar ali administrativno osebje običajno vodi zapiske in pripravi zapisnik.
Referenčna uporaba
Člani delovnih skupin ali odborov pogosto uporabljajo zapisnike sestankov kot referenco. Zapisniki vodijo vsako udeleženo osebo pri njihovi vlogi pri izvrševanju sprejetih odločitev. V skupnih okoljih lahko tudi vodje pomagajo voditi vsako osebo, ki je odgovorna za svojo vlogo. Če član ekipe ne izvede dogovorjenega ukrepa, ga lahko vodja prekliče. Zapisniki sestankov vlade ali javnih organizacij izpolnjujejo tudi obveznost javnih organov, da posredujejo informacije ljudem, ki jim služijo, in zagotovijo evidenco uradnih poslov.
Dokumentacija Uporaba
V nekaterih primerih se zapisnik sestanka uporablja tudi kot podporni dokument. Organizacijski odbori pogosto razpravljajo o težavah, resolucijah in ukrepih, nato pa oblikujejo formalno priporočilo za širši odbor ali telo. Zapisnik je pogosto priložen k predložitvi, da se pokažejo pogovori, ki jih je opravil odbor. V šoli, na primer, šole ali oddelki izobraževalnega programa običajno predložijo zapisnike sej svetovalnega odbora v podporo predlogom kurikuluma.
