Srečanje se lahko opredeli kot proces sodelovanja, ki je namenjen odgovoru kdo, zakaj, kako in kaj določenega cilja. Značilnosti neučinkovitih sestankov vključujejo pasivne udeležence in regurgitacijo prej obravnavanih tem. Učinkoviti sestanki so v bistvu nasprotni. Učinkovita srečanja lahko povečajo produktivnost, moralo in dobiček zaposlenih.
Funkcija
Pet korakov za pripravo in izvedbo učinkovitih sestankov, znanih tudi kot pet P, so: namen, načrt, udeleženci, udeležba in perspektiva, opomba Davida Whettna in Kim Cameron v knjigi "Razvoj veščin upravljanja". Sestanek. Načrt je potek dejavnosti med sestankom. Udeleženci so udeleženci in moderatorji. Udeleženci in sodelujoči morajo sodelovati. Perspektiva je cilj, ki ga želi doseči srečanje, in povzetek sporazumov, ki so rezultat srečanja.
Orodja
Igre so med najučinkovitejšimi orodji, ki se uporabljajo za uspešna srečanja. Priporočajo se hitre, poceni, prilagodljive, nizko tvegane in participativne igre. Brainstorming je drugo orodje, ki se uporablja za zbiranje informacij in razlago problema ali situacije. Druga orodja za učinkovite sestanke so vprašalniki, ankete, intervjuji in delovni listi.
Značilnosti
Učinkovita srečanja so domiselna, participativna, inovativna in privlačna. Začnejo se in končajo pravočasno. Nekdo je zadolžen za sledenje zapisnikom in dnevnim redom. Načrtovani odmori se pojavijo v določenem času. Spodbujajo se živahne in pozitivne razprave. Udeleženci lahko ocenijo sestanek. Učinkoviti sestanki se končajo na prijateljski zabavi z moderatorjem, ki zagotavlja usklajenost med udeleženci.
Pogostost in trajanje
Peter Honey piše v knjigi »Improve Your People Skills«, da so učinkoviti sestanki idealni največ enkrat na teden, običajno za iste udeležence. Najuspešnejša srečanja se končajo v eni uri in običajno ne trajajo dve uri.
Pomembnost
Slabo vodeni sestanki negativno vplivajo na moralo zaposlenih, zaradi česar nekateri postanejo skeptični in pesimistični, drugi pa postanejo apatični in nepazljivi. Neučinkovita srečanja, ugotavlja Barbara J. Streibel v knjigi »Vodnik po učinkovitih sestankih,« podjetjem vsako leto stane milijarde dolarjev v izgubljenih priložnostih in izgubljenem času. Poškodujejo podobo organizacije, poudarjajo njeno neučinkovito upravljanje in zmanjšujejo produktivnost. Učinkovita srečanja ohranjajo dva najbolj dragocena sredstva podjetja: čas in talent. Skupni in učinkoviti sestanki spodbudijo zaposlene.
