V vsakem poslovnem okolju so srečanja neizogibna. Večkrat, kot ne, ljudje, ki se morajo udeležiti teh srečanj, jih gledajo s strahom. Morda je to zato, ker tečejo predolgo, ker ni jasnega razloga za srečanje ali pa se zdi, da se na teh srečanjih nič ne reši. Jasno je, da ne izpolnjujejo petih učinkovitih srečanj: namen, produkt, udeleženci, verjetna vprašanja in proces.
Namen
Namen sestanka je opredeljen kot razlog za sestanek, dnevni red ali ključne cilje, o katerih morajo udeleženci razpravljati. Če ni vprašanj, o katerih bi se razpravljalo, potem ni razloga za sklic sestanka. Srečanja brez jasnega namena so izguba časa vseh.
Izdelek
Produkt srečanja opisuje želeni rezultat, ki ga je treba doseči, ko je vse povedano in storjeno. To ni le želeni izid srečanja, temveč tudi želeni rezultati vseh prihodnjih projektov podjetja in trgovskega blaga, o katerih razpravljamo na srečanju. Navedba produktov srečanja spredaj ohranja sestanke na pravi poti, pogovore ne usmerja v teme, ki ne ustrezajo namenu srečanja.
Udeleženci
Udeleženci srečanja vključujejo samo tiste ljudi, ki morajo biti vključeni, ljudje, katerih stališča ali delovna mesta neposredno vplivajo na namen in produkt srečanja. Medicinsko osebje bolnišnice na primer ne bi bilo udeleženo na sestanku o bolnišničnih računalniških sistemih. Vendar pa bodo medicinske sestre in zdravniki sodelovali na srečanjih, ki bodo vključevala vprašanja v zvezi z zdravjem in boleznimi, ali srečanja, ki jim bodo pomagala, da bodo enote za stalno izobraževanje, CEU, dolžne posodabljati svoje licence.
Verjetne težave
Verjetna vprašanja so skrbi, ki se bodo verjetno pojavile med udeleženci, težave, ki jih vidijo pri trenutnem stanju točk na dnevnem redu, ali kakršne koli težave, ki jih predvidevajo, s potencialnimi rešitvami, ki se pojavijo med sestankom. Med verjetna vprašanja spadajo tudi ujemanje vseh napak, ki so se morda izognile obvestilu med pripravami na sestanek. Nekdo na primer predstavlja predstavitev možnih rešitev problemov, ki so navedeni na dnevnem redu. Nekdo na sestanku lahko opazi, da manjka eno ali dve dejstvi in da lahko ta dejstva močno vplivajo na izid srečanja ali rešitev. Težave so lahko problem s stroški projekta ali časom, ki je potreben za dokončanje projekta.
Proces
Proces sestanka vključuje korake, ki so potrebni, da se sestanek ohrani na poti in doseže namen sestankov. Vključuje lahko tudi izdelavo načrta za doseganje prihodnjih projektov in trgovskega blaga, ki bo omogočilo njihovo uresničitev. Postopek, ki je naveden v korakih pred časom, omogoča vsem udeležencem, da zagotovijo, da dosežejo namen in rezultat srečanja, projekta ali trženja. To je sredstvo za spremljanje napredka sestanka.
