Ne glede na to, ali komunicirate z zaposlenimi, prodajalci ali strankami, zagotovite, da ustvarjate učinkovita sporočila, je ključnega pomena za uspeh vašega podjetja. Če želite zagotoviti, da je vaša poslovna komunikacija ciljna, morate zagotoviti, da vsebuje pet značilnosti, ki so skupne najbolj učinkovitim sporočilom.
Jasen namen
Učinkovita sporočila vsebujejo jasen namen obveščanja, prepričevanja ali sodelovanja s ciljno publiko. Sporočilo mora biti oblikovano glede na stopnjo razumevanja, potencialno reakcijo občinstva in odnos s skladateljem. Na splošno je najbolje vključiti samo eno glavno idejo v vsako sporočilo, razen če obstajajo tesno povezana vprašanja, ki jih je treba obravnavati skupaj. Jasen namen v poslovnem komuniciranju bo tudi pomagal določiti medij, ki se uporablja za posredovanje sporočila.
Ustrezni kanali
Pomembno je tudi izbrati ustrezen kanal za posredovanje sporočila. E-poštna komunikacija se lahko uporablja za dostavo večjim občinstvom, medtem ko je komunikacija iz oči v oči bolj primerna za manjše skupine. Formalna komunikacija, ki potrebuje dokumentacijo, kot so pregledi zaposlenih ali spremembe politike, bo najboljša v pisni obliki. Pošiljatelj mora določiti, katera vtičnica je najprimernejša za določeno sporočilo. Na primer, video predstavitev, ki napoveduje družbo, je ustvarjalen in zabaven način za navdušenje zaposlenih, medtem ko uporaba videoposnetka za razglasitev smrti v družini CEO lahko postane neobčutljiva. Medij mora dopolnjevati, ne izkrivljati, namen sporočila.
Pravilna dejstva
Poslovna komunikacija zahteva visoko stopnjo natančnosti pri poročanju. Značilnosti učinkovitih poslovnih sporočil vključujejo jasne datume, dejstva, vire in urnike, ki jih je treba preveriti za popolnost in jasnost. Učinkovita sporočila so prav tako brez žargona, slenga in »govorjenja podjetja«. Na primer, namesto da bi rekel, da „korporacija izkorišča premijske priložnosti za širjenje strategij“, jo poenostavimo s tem, da »naša ekipa uporablja najboljše vire za razvoj našega poslovanja«.
Popolna sporočila
Pisna in ustna komunikacija bo učinkovita le, ko bodo sporočila popolna. Poslovna sporočila, ki kažejo samo del zgodbe, so zmožna zmedati prejemnike in jih ne privabljajo, kot je bilo predvideno. Dober test je, da se vprašamo, ali kakšno sporočilo odgovarja na vsa naslednja vprašanja: kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj in kako. Edini način za zaposlene, prodajalce ali poslovne partnerje, da bodo lahko ukrepali v zvezi s sporočilom, je, če imajo celoten obseg.
Ustvarjalne značilnosti
Ne glede na to, ali je poslovno komuniciranje namenjeno tveganim kapitalistom ali varnostnemu osebju, ljudje pozorno spremljajo samo to, kar jih zanima. Najbolj učinkovita sporočila so kratka, privlačna in natančna. Večina ljudi ne bo ugotovila, da je vsako sporočilo zanimivo, zato mora učinkovito pošiljanje sporočil v poslovnem komuniciranju vsebovati nekaj ustvarjalnosti. Povzetek in zgoščevanje sporočil bo povečalo možnost, da se bosta prebrala, poudarjanje zamisli velikega zanimanja pa bo spodbudilo povratne informacije in delovanje.
