Računovodski informacijski sistemi (AIS) so spremenili način poslovanja na globalni ravni. Ko so finančne informacije vnesene v AIS, se lahko finančna poročila in izkazi pripravijo na več poslovnih ravneh, da se zagotovi donosnost.
Da bi programska oprema AIS lahko predstavila natančna finančna poročila in izkaze, je treba računovodske informacije pravilno in učinkovito vnesti v AIS.
Dejstva
Računovodski informacijski sistemi (AIS) so dobri le toliko, kolikor so informacije vnesene v sistem. Čeprav je računalniška programska oprema AIS močno zmanjšala število delovnih ur, potrebnih za beleženje in tabeliranje računovodskih informacij, je treba programsko opremo še vedno pregledati in vzdrževati vsak dan za evidentiranje finančnih transakcij.
Vse finančne transakcije imajo tri glavne zahteve, da se zagotovi pravilno obračunavanje poslovanja: pravočasnost, točnost in veljavnost poslovanja. Če finančne transakcije ne izpolnjujejo teh smernic, bodo informacije, vnesene v programsko opremo AIS, povzročile nepravilno pripravljene računovodske izkaze in neuspeh AIS.
Pravočasnost
Vse finančne transakcije morajo biti pravočasne; Prihodki in z njimi povezani odhodki se pojavljajo v istem obdobju, računi se zabeležijo v mesecu, v katerem so prejeti, in mesečni zaključek vstopa pred zaključkom obračunskega obdobja v AIS.
Dovoljenje za vnos finančnih informacij v AIS v različnih obračunskih obdobjih ali koledarskih mesecih bo izkrivilo finančna poročila, ki jih pripravi AIS. Ustvaril bo tudi računovodske izkaze, ki ne bodo ustrezno odražali prihodkov in odhodkov, ki so nastali v obračunskem obdobju.
Točnost
Ko so finančne transakcije prejete pravočasno, jih je treba pregledati glede točnosti. Poročila o stroških dela, izplačila gotovine in denarni prejemki morajo biti pregledani, da se zagotovi pravilnost zneskov, navedenih na papirju. Pregledovanje finančnih transakcij lahko privede do pregleda drugih računovodskih funkcij, če pride do skladnih napak.
Če se v AIS vnesejo netočne informacije, je treba izvesti uskladitve računov, da se ugotovijo napake pri finančnih transakcijah.
Veljavnost
Merjenje finančnih transakcij zaradi veljavnosti je pomemben korak pri beleženju informacij v AIS. Zahteve glede veljavnosti so izpolnjene, ko se ugotovi, da je transakcija natančna, zanesljiva in pomembna za poslovanje. Revizije zunanjih računovodskih podjetij se običajno osredotočajo na veljavnost finančnih informacij, vnesenih v AIS; beleženje neveljavnih podatkov je kritična napaka in bo navedena kot računovodska pomanjkljivost v revizijskih poročilih.
Računovodski potek dela
Finančne informacije morajo slediti ustreznim korakom, da se izpolnijo zahteve glede pravočasnosti, točnosti in veljavnosti. Vsak računovodski urad bi moral imeti delovni postopek, s katerim bi zagotovil, da se vsa finančna transakcija lahko vnese v AIS in da se finančna poročila izvajajo pred koncem obračunskega obdobja. Učinkoviti delovni tokovi bodo vsak dokument obravnavali le enkrat med vsakim postopkom, kar bo odpravilo povečano delo s pretirano obravnavo finančnih transakcij.
Namerno goljufija
Čeprav lahko finančne transakcije izpolnjujejo računovodske zahteve glede pravočasnosti, točnosti in veljavnosti, nekatera podjetja opravljajo namerno goljufijo za spodbujanje finančnega zdravja svojega podjetja. Programska oprema AIS je bila mišljena kot računalniški zapis, ki ga je težko manipulirati, vendar je še vedno mogoče. Uporaba posebnih računov, ki skrivajo transakcije, ustvarjanje ločenih subjektov, ki skrivajo dolg, in uporaba nekdanjih revizorjev za oblikovanje podjetja AIS so vsi načini za ustvarjanje goljufivih informacij z AIS.
