Vedeti, kdaj napisati formalno poslovno pismo v primerjavi s poslovnim e-poštnim sporočilom, lahko preprosto pridejo do ljudi, ki so zadovoljni pri prenosu sporočil v različnih oblikah; pri izbiri medija pa je treba upoštevati več dejavnikov. Pri odločanju o pisanju je treba upoštevati dejavnike, kot so hitrost, formalnost, zaupnost in celo naslov ali status naslovnika.
Primarna razlika
Prva stvar, ki razlikuje poslovno pismo od poslovnega elektronskega sporočila, je, da se pismo običajno šteje za tiskano, in poslovni e-poštni naslov je mehka kopija - elektronsko sporočilo. Ko sestavite poslovno pismo, ga natisnete, ga zapečatite v ovojnici, priložite poštnino in uporabite storitev, kot je ameriška poštna služba ali podjetje za dostavo čez noč, da pošljete pismo prejemniku. Poslovna elektronska pošta je po drugi strani običajno sestavljena iz računalnika ali elektronskih sredstev, vendar je elektronsko poslana prejemniku v nekaj sekundah.
Čas dostave
Najhitreje bo poslovno pismo prispelo dan po tem, ko ga pošljete po pošti ali dostavni službi, kot je FedEx. Če želite pismo prispeti prej, lahko najemete kurirja za dostavo istega dne. Stroški boste imeli z eno od možnosti - poštno znamko ali poštnino. Če želite, da nujno sporočilo prispe takoj, je vaša najboljša možnost, da pošljete poslovni e-poštni naslov. Požarni zid je le majhna ovira, ki bi lahko odložila dostavo, toda tudi takrat je zamuda praktično nepomembna.
Vsebina poslovnega komuniciranja
Če pišete uradno sporočilo, je verjetno, da želite posredovati svoje sporočilo v poslovnem pismu. Na primer, če pišete o pogodbeni zadevi, je pametno, da imate pisno kopijo vaše korespondence. Pomanjkljivost tega je, da se lahko listi papirja izgubijo in poslovni e-naslov lahko ostane v elektronski mapi za vedno. Poslovna e-pošta lahko posreduje isto sporočilo, če pa je resna zadeva, se poslovna elektronska pošta pogosto obravnava kot manj formalna kot poslovno pismo. Če vaša komunikacija zahteva podpis črnila, očitno ne morete podpisati poslovne e-pošte s črnilom. Lahko pa namestite elektronski ali digitalni podpis na e-poštno sporočilo.
Pismo v primerjavi z e-poštno obliko
Po podatkih Severno Michigan University Writing Center, pogosto uporablja format za poslovna pisma je blok slog. Vsak del črke je poravnan z levim robom v tradicionalnem slogu bloka. Spremenjeni blok pozicionira zaključni pozdrav in podpis na spodnjem srednjem delu črke; poloblokovni format pomeni, da so odstavki zamaknjeni. Če pišete poslovno e-pošto, lahko preprosto ponovite tradicionalno obliko bloka, tako da vtipkate pozdrav, telo in zaprt pozdrav, ki je poravnan z levim robom. o velikosti monitorja ali zaslona, s katerega prejemnik prebere sporočilo.
Ohranjanje zaupnosti
Na tiskanem pismu lahko uporabite vodni žig, da označite »Zaupno« ali pa označite poslovno e-pošto Zaupno s klikom na eno od možnosti, ki jih ponuja vaš e-poštni program. Niti poslovno pismo niti poslovna elektronska pošta ne more zagotavljati popolne zaupnosti, ker lahko prejemnik kopijo pisma ali preprosto posreduje elektronsko sporočilo nekomu, ki ni bil seznanjen s prvim sporočilom. V obeh primerih se morate zanašati na integriteto prejemnika, da ohranite zaupnost vaše korespondence.
Status lahko pomeni razliko
Nadzornik, ki piše v neposredno poročilo, bo verjetno uporabljal e-pošto za sporočanje neformalnega sporočila, kot je obvestilo, da bo zunaj pisarne. Ne potrebuje svojega osebja uradnega pisma za tako rutinsko korespondenco. Po drugi strani, če sporoča politično direktivo ali izda priporočilo ali disciplinski ukrep, je lahko prednostni format trdna kopija in če podjetje vzdržuje dokumente. V primeru pisarn brez papirja je poslovna e-pošta zahtevana oblika komunikacije, ne glede na predmet. V drugem primeru, če neposredno poroča svojemu nadzorniku, naj razpiše njen odstop, ročno dostavljeno poslovno pismo odpre vrata za kratek pogovor (če se želi) o razlogih za odstop, ker pismo morda ne vsebuje takih podrobnosti.
