Če želite nekaj narediti pravilno, napišite dober standardni operativni postopek ali SOP. Dobro napisani priročnik za operativne postopke pomaga podjetjem, da učinkovito in dosledno delujejo tako, da zaposlenim povedo, kako pomembni so postopki. Ohranjanje kakovosti in doslednosti z enostavnimi, razumljivimi navodili po korakih lahko prinese koristi, kot so povečanje produktivnosti, odpravljanje odpadkov in zmanjšanje poškodb na delovnem mestu. Priročnik SOP lahko pomaga podjetjem pri izpolnjevanju predpisov in izboljšanju usposabljanja tudi za zaposlene.
1. korak: Izberite svoje SOP-je
Opredelite postopke, ki jih je treba standardizirati, kot je sestavljanje delov izdelka ali obravnavanje pritožbe stranke. Vsak SOP se osredotoči na eno samo dejavnost. Pišite samo o postopkih, ki jih veste, kako pravilno delati. Ali pa poiščite nekoga, ki je kvalificiran, tako da vam lahko pokaže, kako narediti postopke. Zberite vse informacije, ki bodo potrebne.
2. korak: Pripravite se na pisanje
Vsakemu SOP-ju dajte smiseln naslov, kot je »Kako sestaviti vaš izdelek« ali »Kako ravnati s pritožbo stranke«. Vključite SOP številke ali kategorije, če je potrebno, kot so »SOP - Proizvodnja - Skupščina« ali »SOP - Storitve za stranke - Reševanje pritožb To vam bo omogočilo, da združite povezane postopke za zaposlene. Za procese narišite okvirje, ki potrjujejo, da imate vse informacije in da je v pravem zaporedju. Osredotočite se na zaposlenega, ki bo izvajal postopek pri pripravi vašega pristopa.
3. korak: Standardizirajte oddelke
Oglejte si svoje SOP-je. Vsak SOP mora imeti naslednje razdelke:
- Glava
- Namen
- Področje uporabe
- Reference
- Definicije
- Odgovornosti
- Postopek
- Dodatki
- pregled zgodovine
- Podpisi za odobritev
4. korak: podrobni postopki po korakih
Vsak postopek razčlenite po korakih v vrstnem redu, v katerem bi morali biti opravljeni. Začnite z večjimi koraki, kot so »Pridobite dele za izdelek« ali »Odgovor na telefon«. Nato jih razdelite na manjše korake, kot je »Potrdite, da je vsak del pravilen« ali »Predstavite se in se zahvalite stranki za klic."
5. korak: Napišite vsak SOP
Napišite preprosto. Uporabite majhne besede in kratke stavke. Najprej postavite glavno idejo. Nadaljnje podrobnosti. Uporabite akcijske glagole in aktivni glas. Izogibajte se dvoumnosti in zmedenosti. Ne uporabljajte kratic, kratic ali žargona.
6. korak: Oblikujte SOP-je dosledno
Vsak SOP mora biti napisan v isti pisavi in velikosti pisave. Dolge odstavke razdelite na kratke. Uporabite točke z oznakami namesto dolgih stavkov. Dodajte vizualne pripomočke, kot so diagrami poteka. Označite pomembne informacije, na primer s krepko pisavo ali poševno.
Korak 7: Ocenite učinkovitost vsakega SOP
Preverite, ali so SOP berljivi, berljivi in razumljivi.
- Čitljivost: Ali je tip dovolj velik in lahko berljiv?
- Berljivost: so navodila preprosta? Ali imajo protokoli prevladujoče kompleksne koncepte in neumne besede?
- Razumljivost: Ali bralec spozna, kaj mora vedeti, da bi postopek pravilno izvedel?
8. korak: Pregled, revizija in odobritev
Zaposleni, ki izvajajo postopke, pregledajo SOP, da potrdijo, da vse razumejo. Zaprosite tudi zaposlene, ki niso seznanjeni s postopki, da preberejo tudi SOP. Bralcu ne bi bilo treba opraviti postopka, da bi izvedel, kako je to storjeno. Vsak niz sprememb naj pregledajo isti bralci, dokler niso sprejemljivi. Upravljavci, ki bodo odgovorni za zagotavljanje, da se SOP-ji upoštevajo, jih morajo podpisati, preden so izdani.
V podjetju delujejo enotni sistemi. Ustvarjanje priročnika Standardni operativni postopek zagotavlja, da vsak zaposleni vsak čas sledi vsakemu koraku v sistemu na enak način.
