Kljub prefinjenosti današnjih računalnikov in računovodske programske opreme, osnovni proces plače ostaja skoraj enak, kot je bil pred desetletji. Zelo malo podjetij še vedno ročno evidentira in obdeluje plačilne liste, vendar je bistvenega pomena za vsakega poslovnega vodjo, da razume, kako proces plačilnega sistema dobro nadzoruje stroške dela in rešuje potencialno drage težave. To velja tudi, če izvajate operacije na izplačanih plačah, ki so priljubljena alternativa. Proces izplačevanja plač se začne s snemanjem časa, ki so ga zaposleni vložili v službo. To je lahko preprosto kot rokopisni časovni list ali vključuje uporabo računalniških časovnih ur, ki podatke posredujejo neposredno računalniku, ki bo obdeloval plačilni seznam. Preden se lahko začne nadaljnja obdelava izplačil, morajo novi zaposleni ali tisti, katerih status se je spremenil, izpolniti obrazec W-4 za zadržanje oprostitev.
Izračun plač
Delodajalec zbira vse delovne časovne evidence na koncu plačnega obdobja, ki je lahko tedensko, dvotedensko ali drugo obdobje). Prvi korak pri izračunu plač je, da bi našli zaposleno bruto plačo, ki je lahko tako preprosta kot seštevanje opravljenih ur in pomnoževanje s plačo osebe. Prilagoditve bodo morda potrebne za vključitev nadurnega dela, provizij, nasvetov in drugih nadomestil. Nadomestilo za stroške, povezane s poslovanjem, kot so povračila za prevožene kilometre, so pogosto vključeni v plačo delavca po izračunu plačila, ker ta povračila niso obdavčena. Naslednji korak je določitev zneska nadomestila za odtegljaje zaposlenega. V ta namen potrebujete zaposlenega W-4 in publikacijo IRS 15 Circular E. Plače, za katere se uporablja zvezni davek na dohodek, so bruto plače minus skupni znesek oprostitev odtegljajev.
Davki
Najbolj zapleten del plačilnega procesa je izračunavanje davkov. Pri obračunavanju plač se davki razvrščajo v dve skupini: tiste, ki jih delavec plača in se odštejejo od bruto plače in tistih, ki jih delodajalci plačajo. Zaposleni plačujejo tri zvezne davke: dohodnino, socialno varnost in Medicare. Popolna navodila za izračun teh davkov najdete v publikaciji IRS 15. V večini držav obstaja tudi državni davek na dohodek. Navodila za državne davke so na voljo pri državnem ministrstvu za prihodke ali davke. Davki, ki jih plačajo delodajalci, so prispevki delodajalca za socialno varnost in zdravstveno zavarovanje, zvezni davek za brezposelnost in državni davek na brezposelnost - FUTA in SUTA. Za izračun teh vrednosti uporabite publikacijo IRS 15. Davki FUTA in SUTA morajo biti združeni, ker je plačan FUTA kredit za SUTA.
Izplačilo
Končno stanje plačilnega procesa je dejansko plačati zaposlenega in plačati davke. Preverjanje plač je precej preprosto. Preverjanje je podobno kot vsak drug pregled. Vendar pa plače prihajajo s plačilno listo, ki je pisni seznam plač, davkov in drugih odbitkov ali popravkov. Delovni list, izpolnjen z vsako postavko in letnimi podatki, se posreduje zaposlenemu za njegove evidence. Vedno je pametno pregledati plačilne liste, preden jih razdelimo, ker so napake lahko drage. Na primer, ne želite izvedeti, da je zamujena tipka povzročila, da se izplača plačilo v višini 3000 $, ko je pravilna vrednost 300 $. Pošljite zadržane davke IRS-u ali službi državnih prihodkov v skladu z navodili.
