Če obstaja ena stvar, ki jo imajo zaposleni radi manj kot sestanki, je to, ko se je čas sestanka spremenil, zaradi česar jih morajo ustrezno spremeniti svoje urnike. Še vedno pa je veliko slabše za vaše zaposlene, da so neinformirani. Zaposlene naj ostanejo v zanki tako, da napišejo beležko, ki bo opozorila na spremembo. Sporočila morda niso všeč, vendar bodo cenili, da je vaš spomin - tako kot vse najboljše oblike notranjega komuniciranja - kratka in natančna.
Napišite informativni naslov beležke. Flush levo in na štirih ločenih, enojno razmaknjene črte, napišite "Datum," ",", "Od" in "Zadeva." Vsakemu mora slediti dvopičje. Po "Od:" napišite svoje ime in naslov.
Vnesite največ tri enojne odstavke o spremembi časa sestanka, dvojni razmik med odstavki. V prvem odstavku poudarjamo nekdanji čas in prestavljeni čas sestanka. Navedite, ali se je lokacija sestanka spremenila ali ostala enaka.
Pojasnite razloge za spremembo časa na pozitiven način. Zaposleni se lahko vprašajo, zakaj se je čas sestanka spremenil, vendar obstaja možnost za ogrožanje zaupnih organizacijskih informacij. Pozitivno odgovorite na to vprašanje tako, da rečete: »Čas srečanja se je spremenil, da bi bolje ustrezal potrebam in urnikom vseh, katerih prisotnost je potrebna na sestanku.«
Napiši optimistični tretji odstavek. Na primer: »Vnaprej se vam zahvaljujemo za sodelovanje pri prilagajanju tej spremembi urnika. Veselim se vašega obiska (čas in kraj srečanja)."
Napišite svoje inicialke za svojim imenom za dodatno dodano prisotnost in verodostojnost. Ni vam treba podpisati spodnjega dela beležke, ker je vaše ime natisnjeno na vrhu, v naslovu.
Preberite in uredite beležko, preden jo razširite. Nikoli ne dovolite, da bi zaposleni zaznal napako v vašem komunikacijskem gradivu.
Razširite beležko pravilno in za najboljšo izpostavljenost. Ne pozabite, da ne želite odsotnih zaposlenih, da bi se vrnili k legendarni pisarniški liniji, "Mislim, da nisem dobil beležke." Zapisi v podjetju so pogosto objavljeni v kosilnicah in sobah za počitek. Za dodano „zavarovanje“ naredite kopijo beležke za vsakega zaposlenega in jo postavite v njegov poštni predal ali na njegovo mizo.
