V najenostavnejši obliki je notranji nadzor vsota vsega, kar vaše podjetje ugotavlja in zmanjšuje tveganja, ki so po mnenju ZDAUprava za mala podjetja pogosto porabi približno 5 odstotkov letnega prihodka podjetja. Čeprav se podjetja vseh velikosti soočajo s tveganji prevar, kraje in zlorabe poslovnih sredstev, so mala podjetja z neustreznimi postopki dokumentiranja pogosto bolj ranljiva. Dokumentacijski postopki prispevajo k močnim notranjim kontrolam in so del njih.
Povečana odgovornost
Medtem ko dobro razviti dokumentacijski postopki krepijo preventivne in detektivske notranje kontrole, so neustrezni postopki dokumentiranja glavni razlog, da nekatera podjetja ne ugotovijo, da se kraje ali goljufije dogajajo, dokler ni prepozno, ugotavlja "Journal of Accountancy". Formalni postopki dokumentiranja zagotavljajo smernice za izvajanje kontrol in povečujejo odgovornost, saj morajo vaši zaposleni dokazati in preveriti, ne pa zgolj izjaviti, da so sledili ali izvajali notranji nadzor.
Dokazna vrednost
Dokumentacijski postopki ustvarjajo sledljive dokaze, vključno s tem, kdo je sodeloval pri nalogi ali finančni transakciji ter kdaj in kako je bila vključena. Ustvarite lahko postopke, kot so časovno in datumsko žigosanje, ki delujejo v ozadju, kot tudi nastavite dokumentacijska pravila za zaposlene, ki jih morajo upoštevati. Oba sta enako pomembna za rekonstrukcijo dejanj pri sledenju transakcijam in ustvarjanju revizijskih sledi. Na primer, potrdila o podpisanih bonih, kopije kontrolnih potrdil o blagovni menjavi, osebni ID zaposlenega in računalniški časovni in datumski žigi zagotavljajo dokaz o revizijski sledi.
Več varnega upravljanja informacij
Dejanske ali skenirane priloge, sprotne opombe v finančnem poročilu in dnevnik sprememb računalniških transakcij so primeri postopkov dokumentiranja, ki prispevajo k okrepitvi kontrol za upravljanje informacij in jih krepijo. Vse so uporabne za dokumentiranje razlogov za popravljanje ali prilagajanje papirnih ali elektronskih poslovnih zapisov, kar vam pomaga preprečevati in odkrivati goljufije in krajo zaposlenih. Ustrezni datumski časovni žig in dokazi o predhodni odobritvi, kot so začetnici vodje oddelka, še dodatno krepi nadzor nad upravljanjem informacij.
Boljši nadzor kakovosti
Poleg preprečevanja notranjih in zunanjih goljufij, lahko dokumentacija o skladiščenju in upravljanju inventarja podpira nadzor kakovosti. Ti vključujejo zahtevati, da zaposleni v skladišču štejejo, pregledujejo in dokumentirajo poškodovano blago, ki prihaja in odhaja. Postopki preprečevanja goljufij in kraje, ki prispevajo k dobremu notranjemu nadzoru, vključujejo dokumentacijsko pravilo, ki od zaposlenih zahteva, da izpolnijo, podpišejo in predložijo list za izbiro vsakega naročila za odhodne stranke in postopkov označevanja, ki beležijo in identificirajo postavke inventarja, vključno z opisi, številkami delov, enotami količino.
