Formalno ime za pismo s ponudbenim seznamom je „spremno pismo s predlogom“. Tovrstno pismo mora biti napisano jedrnato in omejeno na največ dve strani. Razviti zahtevo za predloge, da bi podrobno opisali parametre projekta, pričakovane rezultate, časovne razporede in mejnike. Namen spremnega pisma je doseči glavne opise in zahteve v povzetku.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za obdelavo besedil
-
RFT (neobvezno)
-
Povezave na spletno stran za RFP, Application (neobvezno)
Odprite pismo s kratkim pozdravom in napišite naslov projekta ponudbe. Po pozdravnem pozdravu ustvarite glavo z oznako »Opis«. To glavo uporabite za kratek opis opravila v treh odstavkih ali manj, tako da se bo glasilo bolj kot povzetek. Vključite številko posla za projekt.
Ustvarite rubriko z naslovom »Specifikacije«. Uporabite to področje, da pojasnite zahteve, kot so tehnične specifikacije v zvezi z velikostjo, električnimi potrebami, lokacijo in drugimi ustreznimi informacijami, ki jih bodo morali ponudniki poznati, da bi zagotovili natančno oceno.
Ustvarite rubriko z naslovom „Kvalifikacije“. V tem razdelku opišite kvalifikacije, ki se zahtevajo za ponudnike, na primer najmanjše število let poslovanja, določeno vrsto (-e) zahtevane licence, sposobnost prikazovanja ustreznih zneskov zavarovalnega kritja. in vrsto (-e) zavarovanja, ki ga lahko zahteva delo. Državne preference za podjetja, ki so v lasti manjšin ali žensk (če je primerno) in kateri koli drug obvezni pravni jezik, ki ga vaše podjetje ali oddelki zahtevajo, da so navedeni v vseh pisnih obvestilih.
Označite rubriko »Proračun« za delovno mesto (če je primerno). Vnesite najvišji znesek za projekt, tako da se bodo vsi prijavitelji zavedali vašega najvišjega zneska proračuna.
Naredite glavo z oznako »Deliverables« in napišite kratko izjavo o pričakovanih rezultatih dela, ki jih morate izpolniti. Obveščajte o možnostih, da bo podrobna izjava o rezultatih vključena v celotni RFP za to delovno mesto.
Napišite glavo z naslovom »Rok« in pod naslovom navedite zahtevani datum zaključka. Vključite razčlenitev datumov mejnika (če je primerno) ali pustite podrobnosti mejnika za RFP.
Ustvarite glavo »Vzorci« (če je primerno) in določite, kako naj ponudniki predložijo vzorce predhodnega dela, na primer prek elektronskih digitalnih fotografij v formatu JPEG ali GIF ali kot prilogo skupaj s svojo formalno prijavo.
Ustvarite glavo »Reference« in navedite število potrebnih referenc in vrsto kontaktnih podatkov, ki jih potrebujete, kot so ime, naslov, telefonska številka in e-poštni naslov.
Vstavite hiperpovezavo na pismo, tako da se lahko prijavitelji povežejo s formalno spletno prijavo in ločeno hiperpovezavo za RFP (če je potrebno). Dodajte povezavo za vaše spletno mesto in vključite RFP in aplikacijo na vašo spletno stran, ki jo lahko prijavite v svoj računalnik kot PDF.
Nasveti
-
Navedite datum za sejo vprašanj in odgovorov za veliko proračunsko delo in zmanjšajte število nadaljnjih telefonskih in e-poštnih sporočil, ki jih lahko prejmete, da boste lahko naenkrat odgovorili na vprašanja. Vključite ime stika in navedite, ali naj ponudniki uporabijo telefon ali e-poštno sporočilo za predložitev dodatnih vprašanj.
