Pisanje pisma ponudbe je pomemben korak za oddelek za človeške vire. Pomaga pritegniti usposobljene delavce, da bi okrepili podjetje na konkurenčnem trgu. Pošiljanje uradnega pisma o ponudbi zmanjša možnost zmede kasneje. Če obstajajo kakršna koli vprašanja glede pogojev za najem kasneje, bo podjetje imelo evidenco pogojev, s katerimi se je uslužbenec strinjal. Imeti vse potrebne informacije, ki so organizirane pred časom, vam bodo z lahkoto omogočile pisanje pisma.
Priprava
Preverite državno in lokalno zakonodajo o zaposlitvi in se prepričajte, da se držite vseh predpisov. Ti zakoni ščitijo zaposlene in družbo ter pogosto določajo roke za pošiljanje in sprejemanje. Zakoni se od države do države razlikujejo.
Naredite ustno ponudbo, če tega še niste storili. Kot profesionalna vljudnost so ponudbe na začetku narejene osebno ali po telefonu, tako da novemu uslužbencu ni treba čakati na pismo, da bi izvedeli za vašo odločitev, da ga zaposli. To je lahko tudi pomembno, če vaš kandidat razmišlja o drugih podjetjih.
Organizirajte zapiske iz intervjuja in potrdite podatke, ki bodo vključeni v pismo. Te informacije lahko vključujejo postavke, kot so plače, dajatve in počitnice. Organiziranje idej je pomembno za strukturo strokovnega pisma.
Pisanje pisma
Začnite pisavo z imenom podjetja, naslovom in telefonsko številko na vrhu strani. Tega dela ne boste morali vnesti, če uporabljate uradni pisemski papir podjetja. Vedno preskočite črto med deli črke.
Vnesite datum pisanja črke.
Dodajte ime in naslov kandidata, ki ga razširjate.
Napišite pozdrav, nato dvopičje. To bi moralo biti nekaj formalnega, kot je "Draga gospa Smith."
Napišite uvod, vključno s potrditvijo, da ste podaljšali ustno ponudbo. Vključite ime podjetja in položaj, ki ga ponujate.
Dopisom dodajte podrobnosti ponudbe, vključno s plačo, prejemki in vsemi posebnimi pogoji zaposlitve, kot so poskusne dobe. Ob vključitvi plače jo oblikujete v mesečne, urne ali tedenske zneske, tako da ni predvidene obljube o dolgoročni pogodbi o zaposlitvi.
Dodajte še en odstavek, ki kandidata obvesti o pričakovanem datumu poročila. V tem razdelku boste morda želeli vključiti čas, katero koli lokacijo v stavbi in kdo naj bi se javil. Če ima vaše podjetje posebne zahteve, jih vključite tudi v tem razdelku.
Vnesite sklep do pisma, vključno z zahtevo za potrditev do določenega datuma. Vzemite tudi čas, da zabeležite vse dodatne referenčne materiale, ki so bili vključeni v pismo.
Zaprite pismo z vašim imenom in položajem. Na koncu pisma se lahko zabeleži tudi priloge in prejme kopijo pisma.
Nasveti
-
Če imate težave pri pisanju pisma v ustrezni obliki, uporabite predlogo iz programske opreme za obdelavo besedila, da vam pomaga.
