Dobro strukturiran dnevni red srečanja je dragoceno orodje za zagotovitev, da srečanja dosežejo želene rezultate v dodeljenem času. Namen dejavnosti, ki jih je treba izvesti, in seznam posebnih tem, o katerih se bo razpravljalo, bi morale biti usmerjanje udeležencev skozi srečanje. Zato ima program pomembno vlogo pri zagotavljanju, da je srečanje produktivno.
Vnaprejšnje sporočanje
Dnevni red zagotavlja, da se ustrezni podatki o vprašanjih, o katerih se razpravlja, vnaprej posredujejo udeležencem. Zato bodo udeleženci imeli dovolj časa, da opravijo svoje raziskave in posvetovanja, saj dnevni red vsebuje seznam tem ali vprašanj, ki jih je treba obravnavati. Poleg tega bodo udeleženci vedeli, ali so predvideni za pogovor ali predstavitve. Vsi člani, povabljeni na srečanje, vedo, kaj lahko pričakujejo.
Cilj srečanja
Dnevni red je pomemben, saj so udeleženci osredotočeni na obravnavano temo. To je zato, ker vsebuje seznam ciljev srečanja, pa tudi glavna vprašanja, ki so bistvena za to, da se razprava osredotoči na namen srečanja. Druga možnost je, da se to doseže z obveščanjem udeležencev o prednostnih nalogah ali ob upoštevanju vseh vprašanj in projektov, ki vplivajo na vsakega udeleženca.
Vključevanje poslancev
Poleg poudarjanja namena srečanja je na začetku zasedanja na kratko predstavljen dnevni red dnevnega reda, ki pomaga določiti hitrost srečanja. Prav tako daje udeležencem priložnost, da opredelijo stališče v zvezi z določenim vprašanjem, pa tudi, kje naj se vrnejo, ko se srečanje odpravi. Zato udeleženci razumejo potek srečanja in se ustrezno vključijo v razprave.
Orodje za upravljanje časa
Dnevni red zagotavlja korak za korakom za učinkovito in uspešno srečanje. Pomaga zagotoviti učinkovito uporabo časa udeležencev, še posebej, če dnevni red vključuje čas, ki bo dovoljen za vsako točko dnevnega reda. Držanje časovnih dodelitev pomaga udeležencem ostati osredotočeni na pomembna vprašanja in skrbi.
