Dnevni red poslovnega sestanka se uporablja za obveščanje o pomembnih zadevah, ki bodo obravnavane na sestanku. Ta dokument vsem udeležencem omogoča, da se ustrezno pripravijo na teme srečanja.
Dnevni red poslovnega sestanka mora odgovoriti na določena vprašanja: Kaj je tema za razpravo? Zakaj je treba o njem razpravljati? Kdo bo sodeloval v razpravi? Kdo je odgovoren za določene teme? Kako dolgo bo tema obravnavana na srečanju?
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Aplikacija za obdelavo besedila
Ustvarite nov dokument z dnevnim redom sestanka kot naslovom in imenom datoteke. Za vaše udobje lahko ime datoteke oblikujete na naslednji način: Sestanek Agenda_YYYY_MM_DD. Na ta način, ko pogledate v svoje mape, bo vsak poseben program težko najti.
Vnesite datum sestanka, kraj in imena ljudi, ki se udeležujejo sestanka. Te informacije bodo ključnega pomena, zlasti pri sledenju napredku določene teme, projekta ali izdaje.
Ustvarite tabelo s petimi stolpci z naslovom »Dnevni red poslovnih sestankov dne (datum sestanka)«.
Kot prvi naslov stolpca vnesite »Topic«. Nato vnesite vsako temo sestanka, ki bo obravnavana.
Kot drugi naslov stolpca vnesite ključne cilje / cilje. Na sestanku zelo na kratko navedite želeni končni rezultat za vsako temo.
Kot tretji naslov stolpca vnesite »Team«. Upoštevajte osebe, ki bodo odgovorne za predstavitev teme ali govor v njenem imenu. Če ima tema vodjo ekipe, to tudi upoštevajte.
Ključna »strategija« kot četrti naslov stolpca. Navedite, kako nameravate obravnavati temo. Primeri vključujejo „brainstorming“ za ustvarjanje idej, „pregled“, da se preuči izbrani rezultat ali projekt, „odločitev“, če je treba sprejeti odločitev, ali „informacije“, če je treba deliti splošne informacije.
Kot peti naslov stolpca vnesite »Time«. Navedite število minut, ki bodo dodeljene vsaki temi za razpravo. To je potrebno za ohranjanje dobrega pretoka idej v sejni sobi in za zagotovitev strukture za vaše srečanje.
Dokument shranite po vnosu vseh znanih podatkov v vsaki vrstici.
Nasveti
-
Tabela je le osnovni način organiziranja tem za razpravo na sestanku. Lahko prosto oblikujete svoj dnevni red poslovnega sestanka drugače, dokler so vsi navedeni elementi vključeni.
Pomembno je nameniti dovolj časa za razpravo o izbranih temah, vendar ne preveč časa, sicer se razprave pogosto nadaljujejo. Vprašajte predstavnike, koliko časa bodo morali predstaviti na svojih temah.
Poskrbite, da bodo vsi prisotni na seji sprejeli dnevni red vsaj dan pred predlaganim sestankom. To bo vsem dalo čas, da pripravijo in omogočijo morebitne spremembe dnevnega reda, če bo to potrebno.
