Agende oblikujejo pričakovanja srečanja. Uporaba predloge načrta zagotavlja standardizacijo in formalno obliko za sestanek direktorja. Načrtovanje srečanj kaže na strokovnost in pripravljenost, potrebno za nemoten sestanek. Razdeljevanje dnevnega reda dan ali dva pred sestankom bo omogočilo povabljenim, da pripravijo in predvidijo predstavitve sestankov in razprave. Direktorji imajo pogosto naporne urnike z malo časa za razvrščanje po zapletenih dokumentih. Enostavnejše je, da oblikujete obliko dnevnega reda, lažje bo direktorjem in pomočnikom določiti namen, lokacijo in teme sestankov.
Ustvarite dnevni red vašega direktorja v programu za urejanje besedil, kot je Microsoft Word. Word je aplikacija, ki jo lahko večina dostopa in ponuja več prenosljivih predlog za sestanke, ki jih boste morda želeli uporabiti kot izhodišče. Program lahko prilagodite z logotipom in imenom podjetja.
Vnesite ime sestanka, datum, čas, lokacijo in informacije o konferenčnem klicu v glavo dnevnega reda. Jasno predstavite informacije, na vrhu strani in centrirane, tako da povabljeni jasno vedo, kako in kdaj dostopajo do sestanka. Morda boste želeli vključiti tudi seznam povabljenih in moderatorjev, kot to omogoča prostor na strani.
Prikličite teme iz dnevnega reda sodelujočih direktorjev. Pošljite e-pošto vsaj teden dni pred sestankom in vprašajte za teme dnevnega reda. Navedite teme dnevnega reda glede na to, kako nameravate predstaviti vsako temo. Na predlogi navedite vsako točko dnevnega reda po številu na levi in ime osebe, odgovorne za vodenje razprave na desni strani teme. Če je čas omejen, lahko določite časovne okvire za vsako temo in jih navedete poleg točke dnevnega reda.
Kot zadnje dve točki dnevnega reda navedite »Naslednji koraki« in »Druge postavke«. To vam bo omogočilo, da se sestanek zaključi z vsemi točkami akcijskega načrta in drugimi temami, ki morda niso uradno uvrščene na dnevni red.
Nasveti
-
Za poznejše sestanke direktorja uporabite enako obliko dnevnega reda. Direktorji se bodo navadili gledati obliko dnevnega reda in enostavno pregledati podrobnosti sestanka in teme. Zagotovite, da so vaši načrti neobremenjeni, med vrsticami je dovolj prostora in jasno navedite namen dokumenta in razlog za sestanek.
