Poleg zaposlovanja in ohranjanja je usposabljanje eden od treh ključnih vidikov učinkovitega upravljanja zaposlenih. Preden se usedete in ugotovite, kaj bi moral vključevati vaš program usposabljanja zaposlenih, je koristno izvesti SWOT analizo zaposlenih in preučiti prednosti, slabosti, priložnosti in grožnje podjetja.
Najprej sestavite svojo ekipo za izdelavo SWOT analize. To je lahko medfunkcionalna ekipa menedžerjev z različnih področij podjetja, ki imajo določen delež pri razvoju programa usposabljanja zaposlenih. V ekipo lahko sodelujejo zaposleni, ki so bili skozi usposabljanje, uspešni člani ekipe, ki vedo, kje se nahajajo priložnosti, ali strokovnjaki za usposabljanje v podjetju. Ali pa je ekipa SWOT lahko manjša skupina, morda celo samo ena oseba, ki je tesno seznanjena z zaposlenimi in izobraževalnimi potrebami podjetja. Večja ekipa je na splošno boljša (ne da bi postala prevelika), saj bo več idej prišlo na mizo.
Preden začnete, je pomembno, da vsak član ekipe razume, kaj počnete in zakaj to počnete. Vsi člani skupine morajo poznati ne le SWOT proces, temveč tudi želeni rezultat procesa in splošno pobudo za usposabljanje zaposlenih. Dajte vsem ozadje in začnite.
Večina skupin SWOT meni, da je najlažje začeti z močmi. To so prednosti vaše trenutne zaposlitvene baze, stvari, ki so, čeprav jih je mogoče vedno izboljšati, vaši zaposleni trenutno zelo dobro. Če so vaši zaposleni vsi odhodni in prijazni, je to moč. Če dosledno predložijo zahtevana poročila pravočasno, je to moč. Prednosti so predmeti, ki jim verjetno ni treba dati visoke prioritete za usposabljanje v vašem novem programu za razvoj zaposlenih, ki presega tisto, kar se že izvaja za usposabljanje teh spretnosti. Naredite izčrpen seznam prednosti vaših zaposlenih in se prepričajte, da se vsi člani skupine strinjajo, da so to dejansko prednosti.
Po prednostih je logično mesto za premikanje slabosti. To so področja, kjer je najbolj potrebno izboljšanje vaših zaposlenih, verjetno na področjih, zaradi katerih se je vaše podjetje odločilo, da preuči proces usposabljanja in razvoja zaposlenih. Če skupina za storitve za stranke ne more priti do odpovedi strank, da ostanejo pri vašem podjetju, je to slabost. Če vodja operacij ne more prebrati poročila o dobičku in izgubi, je to slabost. Slabosti so elementi, ki jih bo vaša ekipa sčasoma želela postaviti kot visoke prednostne naloge v procesu usposabljanja zaposlenih. Spet ustvarite obsežen seznam slabosti zaposlenih in bodite odkriti.
V SWOT analizah, kjer so prednosti in slabosti na splošno notranje, se priložnosti in grožnje najdejo z iskanjem zunaj skupine. Čeprav so prednosti in slabosti tiste, ki ste jih videli v preteklosti in jih vidite zdaj, so priložnosti in grožnje tisto, kar začnete videti zdaj, vendar boste v prihodnosti videli več. Priložnost za prodajno skupino, na primer, je lahko nov izdelek, funkcija ali cena, ki jo bodo lahko prodajalci prodajali (kar bi v tem primeru očitno omogočilo možnost usposabljanja zaposlenih). Priložnost za računovodsko delitev bi lahko bila nova davčna programska oprema ali nova dostopnost na spletu, kar bi ponovno ustvarilo priložnost za usposabljanje.
Nazadnje bi bilo treba razmisliti o realističnem in temeljitem pregledu zunanjih groženj, da bi zaključili SWOT. Grožnje so tisti programi, lastnosti ali dogodki, ki se približujejo vašim zaposlenim in bi lahko ovirali učinkovitost ali učinkovitost podjetja. Nova davčna programska oprema, ki je bila priložnost za učinkovitejše računovodstvo, bi lahko bila tudi grožnja, na primer; navsezadnje, če računovodje ne bodo ustrezno razumeli, kako ga uporabiti, bi jih lahko upočasnili. Konkurent, ki ponuja novo, nižjo ceno, lahko ustvari nevarnost za prodajne delavce, saj lahko izgubijo prodajo, če niso ustrezno usposobljeni za prodajo po nižji ceni.
Ko je SWOT popolnoma sestavljen in se vaša ekipa strinja z njim, se začne najtežji del: dejansko morate dokument uporabiti za ponovno poravnavo in obnovo vašega programa usposabljanja. SWOT izgleda odlično na papirju, vendar je brez vrednosti, če se ne uporablja pravilno za usklajevanje usposabljanja zaposlenih z najnujnejšimi potrebami podjetja. Prednosti so področja, ki jih je treba okrepiti, vendar jih ni treba usposobiti kot prednostne naloge, slabosti pa se lahko uporabijo za ustvarjanje najpomembnejših tem usposabljanja. Čeprav prednosti in slabosti kažejo, kaj usposabljanje vaši zaposleni zdaj in ne potrebujejo, bi morale priložnosti in grožnje navesti, kakšno usposabljanje bi bilo treba izvajati, da bi vaše podjetje imelo proaktivno, ne pa reaktivno vlogo.
Opozorilo
Zelo enostavno je, še posebej v skupinskih nastavitvah, preveč poudariti prednosti in podcenjevati slabosti. Pomen odkrite razprave, realistične ocene lastnosti in stališč zaposlenih ni mogoče dovolj poudariti.
