Popis verskih organizacij je lahko fizični predmet in sklop spretnosti članov kongregacije, ki so pripravljeni podariti svoj čas. Tisti, ki so pripravljeni podariti svoj čas in strokovno znanje, bi morali biti upoštevani, da bi jih lahko ustrezno izkoristili v korist cerkve. Sredstva fizične cerkve morajo biti dokumentirana v pisni obliki z dokumenti, ki so varno shranjeni na več lokacijah. Več ljudi lahko pomaga pri pripravi začetnega cerkvenega inventarja, vendar je treba njegovo vzdrževanje in varno shranjevanje dodeliti enemu pooblaščencu. Zbiranje začetnega inventarja lahko traja tako dolgo kot teden, letna uskladitev inventarja pa ne sme trajati več kot dan ali dva. Ta projekt zahteva pozornost do podrobnosti.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za preglednice
-
Internet
-
Tiskalnik / kopirni stroj
-
Odložišče
-
Svinčnik
-
Nalepke
Popis fizičnih predmetov
Pridobite že pripravljen cerkveni inventarski obrazec iz interneta ali ustvarite lastno uporabo programske opreme za preglednice. Na vrhu obrazca vključite ime vaše organizacije in presledke za številko lista in ime lokacije. Spodaj ustvarite stolpce z naslovom »Serijska številka, Opis postavke«, »Datum pridobitve«, »Začetna vrednost« in »Obdrži / Odstrani«. Natisnite dovolj kopij obrazca, ki jih boste uporabili v vsaki sobi cerkve, in pritrdite na odložišče.
Razlikovati je treba zaloge in opremo, pri čemer se upošteva znesek v dolarjih, ki količinsko opredeljuje razliko. Na primer, artikli s stroškom, ki so nižji od 500 USD, se štejejo za dobave, medtem ko se predmeti s stroški nad 500 USD obravnavajo kot oprema. Oprema bi morala biti zaradi svoje vrednosti popisana, medtem ko za zaloge zalog ni potrebna.
Ustvarite zaporedni seznam serijskih številk s programsko opremo za razpredelnice in natisnite številke, vsako po eno, na 1-palčne nalepke. Prvič, ko se inventar kdaj vzame, morajo biti serijske številke v obliki, ki je enoletna številka meseca. Edinstvena številka je tista, ki se bo spreminjala zaporedoma, na primer: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Začnite v eni sobi in označite vse predmete, ki se štejejo za opremo. Ko je enkrat identificiran, na dno vsakega elementa pritrdite eno etiketo s serijsko številko, da lahko sledite elementom.
Z obrazcem inventarja v odložišču zapišite številko lista in ime sobe. Za vsako postavko, ki ima serijsko številko, zabeležite podatke v vsa polja, ki so prisotna v obrazcu inventarja.
Polje z opisom mora vsebovati pregled elementa. Zaporedno polje mora vsebovati številko, ki ste jo pritrdili na dno postavke. Pri začetnih informacijah o inventarju pridobljeni datum in začetna vrednost morda ne bosta na voljo. Če je, izpolnite obrazec. Če ni, vnesite trenutni datum v polje, ki ste ga pridobili z datumom, in ocenite vrednost. Če se predmet hrani, preprosto v polje vnesite ček. Če se odstranjuje, zabeležite datum odstranitve.
Premikanje iz sobe v sobo s ponavljanjem korakov 4 in 5. Ne pozabite še naprej beležiti številko lista in ime sobe na vrhu vsakega lista, ko spreminjate lokacije.
Izdelajte posamezne kopije izpolnjenih obrazcev inventarja. Vsako kopijo v zaporednem vrstnem redu po številu listov postavite v tritočkovno registrator. Postavite eno vezivo na varno, zunaj lokacije in drugo na mestu v upravni pisarni. Sledite postopkom popisa vsaj enkrat na leto.
Inventarij spretnosti
Pridobite pripravljeno cerkev prostovoljno obrazec iz interneta ali ustvarite svojo lastno uporabo preglednice programske opreme. Vključite polja za »Ime«, »Naslov«, »Telefonska številka«, »E-poštni naslov«, »Razpoložljivi dnevi« in »Razpoložljive ure na teden«. V stolpcu navzdol na strani navedite zahtevane spretnosti in vloge ter navodila za prostovoljce, da krožno razkrijejo področja, kot so voznik avtobusa, prostovoljci za hrano, usklajevanje dejavnosti in uslužbenec za shranjevanje hrane.
Obliko pošljite med nedeljsko šolo ali cerkveno službo ali jo pošljite po pošti z zahtevo za vrnitev na določeno lokacijo ali pred določenim datumom.
Obrazce vstavite v trodelni registrator ali za lažjo uporabo ustvarite digitalno bazo podatkov z osebnimi podatki in interesi prostovoljcev. Na ta način se lahko vzpostavi neposreden stik z zainteresiranimi člani kongregacije, administrativno osebje pa lahko natančno vidi sredstva, ki so na voljo cerkvi.
Razdelite nove prostovoljne obrazce najkasneje enkrat na leto. Če se posodobljeni obrazci ne vrnejo osebi, ki jih je predhodno izpolnila leto prej, potem vzpostavite telefonski stik, da ugotovite, ali bi še želeli donirati svoj čas na področjih, ki so jih prej zabeležili, in jih ustrezno spremenite.
Nasveti
-
Prevajanje podatkov iz fizičnega inventarja v digitalno preglednico zagotavlja tretjo točko hrambe.
Dodajanje novih predmetov v inventar, ko pridejo, bo zagotovilo, da bodo datum prevzema in začetna vrednost pravilno zabeleženi.
Vsako leto preglejte obrazec za prostovoljce in vključite nove spretnosti ali položaje.
Opozorilo
Dovoljenje več kot eni osebi, ki je zadolženo za popis, lahko povzroči zmedo in povzroči dvojni vstop ali neurejenost.
