Organiziran in razvit program sestankov zagotavlja, da se na določenem sestanku obravnavajo vse pomembne teme. Struktura strukture pomaga voditi smer srečanja, tako da ne boste skočili z ene teme na drugo, kar bo omogočilo učinkovitejše poslovanje. Začnite svoj načrt obravnave še pred sestankom, tako da lahko ustvarite več osnutkov in jih pošljete udeležencem pred sestankom, da jim sporočite, kaj lahko pričakujejo.
Na sestanku zapišite vse teme, ki jih morate obravnavati. Začnite čim širše. Na primer, zapišite "Razporejanje", ki lahko vsebuje več podtem. Uporabite kakršne koli zapise prejšnjih sestankov, e-poštnih sporočil in informacij, ki jih potrebujete, da zagotovite, da imate vse potrebne teme zapisane.
Komunicirajte z drugimi načrtovalci srečanj ali udeleženci in se pozanimajte, ali imajo kakšne teme, ki bi jih bilo treba posvetiti. Dajte jim rok za predlagane teme in postavke, tako da boste imeli čas, da opravite kakršno koli nadaljnjo raziskavo ali korespondenco, če je potrebno, nato pa jih vstavite v osnutek.
Organizirajte teme. Poiščite teme, ki jih lahko uvrstite v širšo temo. Če ne, preglejte vsako splošno temo in jo razčlenite na posebne točke dnevnega reda. Na primer, dnevni red produkcijskega sestanka lahko vsebuje "spore vaje" in "datume za zapomnitev" v temi "Razporejanje".
Sestavite svoje glavne teme po pomembnosti. Odločite se, katere teme naj bodo najprej narejene na podlagi tega, kako pomembne so, koliko časa boste potrebovali za razpravo o njih, in posebne vidike, kot je na primer oseba, ki bo predstavila ta del srečanja.
Vnesite glavne teme v navpičnem seznamu v krepkem tisku, večji pisavi, okrog 14 do 16 pisav. Zamenjajte ali zavihek enkrat in zapišite vsak podtemu neposredno pod glavno temo. Teme in podteme lahko poimenujete ali napišete, kot želite. Vključite vse podrobne točke pod vsako subtopo.
Bullet in zamenjajte tudi te elemente, tako da sedijo pod subtopo, samo na desni strani. Večina programov se samodejno zamakne, zapolni in zapiše številko, ko pritisnete "Enter" in "Tab" na koncu glavne ali podteme.
Vnesite vse potrebne informacije o sestanku v zgornjem središču dokumenta, vključno z naslovom in datumom srečanja, časom, lokacijo, povabljenimi ali pričakovanimi udeleženci in kontaktnimi podatki organizatorja srečanja, verjetno sami.
Če je primerno, si zapišite ime vodje vsake teme ob glavni ali podtemi. Upoštevajte, koliko časa dajete vsaki temi. Preverite pri voditelju, da se prepričate, da ste ji dali dovolj časa.
