Računalniški računovodski sistemi so postali tako običajni, da komaj smiselno predstavljajo sodobne alternative, ki temeljijo izključno na ročno napisanih knjigah in strojih za dodajanje stare šole. Vendar pa je enostavno postati preveč odvisen od računalniškega računovodstva. Preden se potopite globlje v tehnološke rešitve, upoštevajte morebitne pasti, ki omogočajo stroju in programski opremi shranjevanje vseh vaših podatkov in izračunavanje bistvenih numeričnih odnosov.
Kakovost informacij
Kakovost informacij, ki jih zagotavlja računalniško podprt računovodski sistem, je odvisna od kakovosti vnesenih informacij. V QuickBooks lahko vnesete vsako posamezno potrdilo o prejemu, račun in račun, vendar če niste nastavili svojega kontnega bloka QuickBooks, da bi natančno odražali zapletenost vašega podjetja, bodo vaša prizadevanja prinesla le delne ali nepomembne informacije. Če vaše podjetje na primer deluje z več vrstami računov, kot so spletni trgovci na drobno, prodajalne za opeke in malte ter neposredna prodaja strankam, vaši računovodski podatki ne bodo posebej pomembni, če teh kategorij ne boste spremljali ločeno.
Človeški element
Čeprav računalniški sistemi uporabljajo tehnologijo za izračun zneskov in shranjevanje informacij, morajo te podatke vnesti ljudje in ti ljudje morajo biti usposobljeni. Usposabljanje osebja na programih programske opreme je lahko drago in znanje je treba redno posodabljati, ker se računalniški računovodski sistemi spreminjajo, včasih vsako leto. Napake se dogajajo na več stopnjah krivulje učenja, računalniški sistem z formulami, ki gradijo drug na drugega, pa bo verjetno povzročil navidezno preproste napake, zaradi česar bo vir problema še težje najti.
Stroški tehnologije
Skoraj vsak vidik računalniškega računovodskega sistema je drag. Računalniki so eksponentno dražji od papirnih knjig, programska oprema, ki je potrebna za vaše računovodske podatke, pa dodaja še dodatne stroške, ki jih je treba vsako leto obnoviti ali posodobiti. Morda boste morali uporabiti sredstva za popravila ali zaposliti strokovnjake za usposabljanje, programsko opremo po meri ali za razplet razmeroma zapletenih nezgod.
Varnost in trajnost
Računalniški računovodski sistemi so izpostavljeni vprašanjem kibernetske varnosti. Sistemi, ki temeljijo na oblaku, oddaljeno shranjujejo informacije o podjetju, kjer jih lahko hekirate. Vaš sistem je lahko okužen z virusom, ki uničuje ali poškoduje informacije. Računalniki se prav tako občasno zlomijo, tako da lahko, razen če ste posebej skrbni pri varnostnem kopiranju datotek, izgubite veliko dela. Čeprav računalniški računovodski sistemi organizirajo informacije in izračunajo hitro in učinkovito, lahko ustvarijo lažen občutek varnosti. Najpomembnejše je, da nikoli ne morejo v celoti sodelovati pri neposrednem poznavanju sistemov ali poznavanju podrobnosti vašega delovanja.
