Razvijanje celovitega sistema za upravljanje datotek za vašo restavracijo vam pomaga upravljati zaposlene in podjetja. Dvojne zbirke podatkov so učinkovite, zlasti če so datoteke shranjene na spletu. Datoteke so lahko shranjene na mestu, ki je preprosto najti, kot je pisarniška omarica, zaščitene pa so lahko tudi občutljive osebne in finančne datoteke. Fizični sistem arhiviranja je treba izbrati na podlagi količine vloženih informacij, medtem ko ima spletna zbirka podatkov več možnosti.
Izberite datotečni sistem
Datoteke, shranjene na spletu, so lahko razdeljene v zaupne in odprte kategorije. Geslo za zaščito občutljivih podatkov, kot so finančni podatki ali datoteke zaposlenih. Datoteke, ki jih morajo zaposleni redno dostopati, se lahko shranijo v mapo v skupni rabi v okviru posebnih naslovov, kot so prodajalci, dobavitelji in vzdrževanje. Datoteke, shranjene v omari, se lahko razvrstijo po abecedi glede na predmet ali za velike datoteke, glede na predmet z delitvijo na kategorijo. Datoteka prodajalca lahko na primer vsebuje posamezne datoteke po abecedi, ki identificirajo imena dobaviteljev ali njihova podjetja.
Finančna sredstva
Razvoj sistema arhiviranja, ki omogoča enostaven dostop do finančnih poročil, je bistvenega pomena za vsakodnevno poslovanje ter mesečna, četrtletna in letna računovodska poročila ter pripravo ob koncu leta in davki. Finančne informacije je treba shraniti na varnem mestu, kot je ključavnica ali v računalniško datoteko, zaščiteni z geslom. Dokumenti vključujejo obveznosti in terjatve, plačilne liste, posojila in kreditne linije, notranje in zunanje revizije ter davčne evidence in dnevne prejemke. Kategorizirajte datoteke v časovnih rokih, tako da so tisti, ki jih redno navedete, kot so dnevne evidence o prodaji, na dosegu roke, tisti, ki jih redno pregledujete, kot so četrtletna poročila, pa so na zadnji strani kabineta.
Zaposlovanje
Organizirajte prazne in zaključene prijave za zaposlitev, gradiva za orientacijo in usposabljanje, urnike dela in pisne izkaze o poročilih, pritožbah ali opominih zaposlenih. Slednje je koristno, če zaposleni vloži pritožbo glede odpovedi, diskriminacije ali nadlegovanja. Če datoteke zaposlenega vsebujejo zdravstvene zapise in številke socialnega zavarovanja, jih razvrstite po številčnem vrstnem redu in shranite številski ključ na drugo mesto.
Prodajalci
Razdelite datoteke dobavitelja v kategorije hrane, pijače, piva, alkohola in restavracij. Vključite posamezne datoteke za trenutne prodajalce in morebitne prodajalce. Datoteke morajo vsebovati kopije pogodb, naročilnic, potrdil, cenovnih struktur, rokov dostave, imen stikov in telefonskih številk. Datoteke prodajalca lahko shranite v bližini vrat za dostavo ali v pisarni upravitelja za lažje iskanje.
Zavarovanje
Zavarovalne datoteke morajo vsebovati kopije politik ter ime in kontaktne podatke zavarovalnega zastopnika, ki zastopa vsako polico. Vključite obnovitveni grafikon, da prikažete, kdaj je treba pregledati pravilnike. V izrednih razmerah shranite kopijo zavarovalniških datotek izven kraja poslovanja.
Gradnja in vzdrževanje
Ali je gostinski objekt v lasti ali v najemu, vzdržujte datoteko za evidence o vzdrževanju in popravilih. Vključite seznam čiščenja, odstranjevanja smeti, recikliranja, splošnega vzdrževanja, vodovodnih in električnih serviserjev. Shranite informacije za vzdrževanje video iger, juke-boxov ali prodajnih avtomatov. Podobno kot datoteke prodajalcev, morajo biti številke za vzdrževanje in stike v sili nameščene na mestu, kjer jim lahko vsak zaposleni hitro dostopa, na primer stojalo za hostese, blagajna, za šankom ali v kuhinji.
Zdravje in varnost
Vzdržujte datoteko, ki je namenjena dokumentaciji o zdravju in varnosti. To vključuje kopijo poročil o zdravstvenem oddelku v restavraciji in navedbe, pisna pravila o ukrepih za zdravje zaposlenih, kot so umivanje rok, uporaba rokavic in mrež za lase ter podrobna navodila za saniranje opreme. Vključite tudi dokumentacijo o postopkih, povezanih z ravnanjem z živili, pripravo in shranjevanjem. Izdelajte kopije ustreznih pravil in predpisov in jih objavite na ustreznih mestih, kjer jih bodo zaposleni zagotovo videli.
Poškodba in incident
Ustvarite datoteko, ki bo vključevala poročila o poškodbah delavcev in strank. Dokumentirajte priče vsakega dogodka in zagotovite čim več podpornih podrobnosti, vključno z vzrokom poškodbe, ukrepi, ki so bili sprejeti po poškodbi in izidu. Vključite kopije policijskih poročil, če so organi iz kakršnega koli razloga poklicani v restavracijo.
