Shranjevanje informacij v omare za datoteke je odličen način, da ostanete organizirani. Da bi bili še bolj organizirani, uporabite viseče mape za obešanje datotek v omarico za arhiviranje. Večina predalov za omarice je opremljena s palicami ob straneh, tako da lahko obesite datoteke. Obešanje map ohranja vse datoteke pokončno, tako da papirji ne izpadajo in se izgubijo. Za obešanje datotek se tudi drsijo po palicah v predalih, tako da lahko preprosto dostopate do informacij.
Preverite svoje omarice za datoteke in se prepričajte, da lahko v njih obesite datoteke. Nekatere omarice za datoteke vsebujejo palice, ki se pritrdijo na stranice predalov za obešanje datotek, druge pa imajo vgrajene prostore za obešanje datotek na straneh predalov. Po potrebi sestavite palice za viseče datoteke.
Kupite škatle z visečimi mapami iz prodajalne pisarniških potrebščin. So veliko bolj težka kot navadne mape datotek in imajo kovinsko palico na vrhu s kavlji na obeh koncih. Prav tako prihajajo v različnih barvah in velikostih. Prepričajte se, da imate viseče mape, ki se prilegajo vaši omarici za datoteke. Če na primer omarica z datotekami ni dovolj velika, da bi jo držala, ne kupujte map, ki imajo veliko pravno velikost.
Izdelajte zavihke za viseče mape. Večina visečih map je na voljo s plastičnimi jezički, tako da lahko zanje ustvarite oznake. Naredite posebno oznako za vsako mapo, tako da vam ni treba iskati stvari. Oznake naredijo vse zelo organizirano in enostavno dostopno. Običajno se nalepke potisnejo v plastične jezičke, jezičke pa lahko vstavite v reže na notranjem zgornjem robu map. Zložite jezičke vzdolž vrhov mape, tako da se bodo vsi jezički zlahka videli ob odprtju predalov.
V mape vstavite dokumente ali druge dokumente. Dokumente lahko postavite neposredno v viseče mape ali pa raje vložite dokumente v običajne mape, nato pa jih namestite v viseče datoteke.
Zložite mape za obešanje v predale omarice in se prepričajte, da se stranski kavlji ujamejo v predale. Mape obesite tako, da so zavihki obrnjeni navzven. Razporedite jih na logičen način - na primer po abecednem ali datumskem vrstnem redu.
