Danes je veliko podjetij in državnih agencij zamenjalo račun stroškov z načrti za povračila. Ta načrt povračil preprečuje zaposlenim, da bi uporabili račune podjetij ali državnega računa iz drugih razlogov, kot so odobreni izdatki. Vendar boste morda težko sledili postavkam na računih; včasih se osebni stroški pomešajo s stroški poslovanja in vi ste odgovorni za prijavo težave in sprejemate samo povračilo, ki vam ga dolgujejo za uradno poslovanje. Ko se to zgodi, boste morali napisati pismo, v katerem boste pojasnili račune in pojasnili, kateri stroški morajo biti povrnjeni.
Začnite pisavo tako, da vnesete datum. Preskočite vrstico in na ločene vrstice vnesite ime in naslov kontaktne osebe, ime podjetja in naslov podjetja. Preskočite drug prostor vrstice in vtipkajte "Spoštovana gospa / g. (Priimek)", ki mu sledi dvopičje.
Identificirajte se in takoj razložite namen svojega pisma. Na primer: "Moje ime je Jill Harrison iz računovodskega oddelka in pišem, da pojasnim svoje prejemke iz mojega nedavnega poslovnega potovanja družbi Akron, da pojasnim, za katere elemente bom povrnil stroške in katere osebne stroške ne potrebujem. povračilo stroškov."
Podrobnosti o stroških, ki jih je treba povrniti na oštevilčen seznam, navedite na ustreznem potrdilu in datumu prejema, da bi pomagali osebi, ki obdeluje povračilo. Če vaša organizacija dela na dnevni osnovi, na katero ste dodeljeni samo določen znesek za hrano, prenočišče ali druge predmete na dan, razčlenite stroške na dan, da lahko predelovalec ugotovi, ali ste ostali pod zneskom dnevnic.
Navedite stroške, ki so se pojavili na računih, ki so vaši osebni stroški. Ni vam treba pojasnjevati, kaj je to, samo navedite, da je to vaša osebna obtožba. Navedite tudi vse te stroške. Vaše podjetje ali organizacija vas lahko tudi prosi, da odstranite ustrezne davčne dajatve, povezane s temi osebnimi predmeti, iz zneska povračila.
Navedite skupne zneske na koncu, za kar bi morali biti povrnjeni, skupaj s skupnim zneskom, za katerega zavračate povračilo. Ta dva števila morata znašati skupno vsoto dolarja na prejemkih. Navedite znesek v dolarju, za katerega zahtevate povračilo, in znesek, za katerega zavračate povračilo; organizacije pogosto zahtevajo, da te izjave postavite v jasen jezik iz pravnih razlogov.
Zahvaljujte se procesorju za njegov čas in se opravičite za neprijetnost, da morate razvrstiti potrdila. Navedite svojo telefonsko številko in e-poštni naslov v primeru, da ima kakšna vprašanja glede stroškov na računih.
Pismo zaprete tako, da vtipkate "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje polno ime in naslov. Natisnite črko na pisemskem papirju podjetja in podpišite svoje ime nad natipkanim imenom. Naredite kopijo pisma in potrdil ter jih shranite za svoje zapise. Pismo pošljete kontaktni osebi, ki bo obdelala povračilo.
