Pisanje pisem o zavrnitvi ponudbe je običajen del, ki pa ni všeč pri vodenju podjetja. Pismo o zavrnitvi ponudbe je napisalo podjetje, da bi obvestilo drugo podjetje, da ponudba, ki jo je dala družba, ni bila sprejeta. Pri pisanju te vrste pisem ne pozabite, da mora biti vaše sporočilo vljudno in neposredno. Pojasniti je treba razloge, zakaj je bila ponudba zavrnjena, prav tako pa bi morala izraziti, da bodo prihodnje ponudbe te družbe z veseljem upoštevane.
Pripravite naslov črke. Vključite datum, ime podjetja, ime in naslov kontaktne osebe družbe, katere ponudba je bila zavrnjena.
Ustrezno in spoštljivo naslovite pismo. Pismo je treba nasloviti z besedo “Dragi”, ime stika pa je treba navesti naslednje.
Začnite pismo s zahvalo podjetju za ponudbo. Pismo o zavrnitvi ponudbe mora biti vljudno in se mora posebej zahvaliti podjetju za ponudbo. Vključuje lahko tudi datum in službo, za katero je bila ponudba.Če je primerno, vključite stavek, ki navaja, da ste bili navdušeni nad določenimi podrobnostmi ponudbe in navedite, kaj so.
Zavrni ponudbo podjetja. Vljudno navedite, da ponudba, ki jo je dala ta družba, ni bila sprejeta in da je ponudba druge družbe.
Ponudite razloge za zavrnitev. Po navedbi, da je bila ponudba zavrnjena, dajte podjetju razlog ali dva glede podrobnosti, zakaj je bila ta odločitev sprejeta. Lahko je to zaradi cen ali blaga slabše kakovosti ali zato, ker to podjetje ni dobro uveljavljeno. To ponuja možnost, da podjetje ponudnika pozna problem in da ima možnost, da ga popravi v prihodnjih poslovnih odločitvah.
Spodbujajte podjetje, da bo v prihodnje ponovno ponudilo. Zaprite pismo, tako da pustite odprta vrata za prihodnje priložnosti. To podjetju za oddajo ponudb omogoča, da ve, da so prihodnje ponudbe dobrodošle in da vedno obstaja možnost, da bo prihodnja ponudba upoštevana in morda sprejeta.
Podpiši pismo. Pri zapiranju črke uporabite besedo »Iskreno« in podpišite svoje ime. Priložite vizitko s pismom, s čimer še bolj spodbujate ponudnike, da nadaljujejo s ponudbami za prihodnje projekte.
