Ko vodite podjetje, so časi, ko morate stranki, prodajalcu ali pridruženemu podjetju reči ne. To lahko na profesionalen način pomaga ohraniti dobre odnose.
Predstavitev strokovnih pisem
Svoje pismo napišite na pisemski papir podjetja ali v pisni obliki in pošljite pismo najprimernejše osebe v vaši organizaciji. Če je na voljo številka pritožbe stranke, številka naročilnice ali račun, navedite to v svoji korespondenci.
Navedite vaš primer
Vodite s pozitivno opombo, kot se zahvalite stranki za njegovo ali njeno zahtevo, nato pa se takoj obrnite na točko. Na primer: “Zahvaljujemo se vam za pokroviteljstvo in vaše nedavno pismo glede statusa garancije za vašo video kamero XYZ. Po obsežnih raziskavah ugotovimo, da ne moremo spoštovati garancije za vašo video kamero, kot je bilo zahtevano."
Varnostno kopirajte utemeljitev
Navedite poseben razlog, zakaj zavračate zahtevo stranke. Navedite na primer politiko podjetja, preglejte najpomembnejše primere ali kako drugače povzamete, kaj je v ozadju vaše odločitve. Po potrebi vključite priloge, na primer kopije pogodb, garancij ali druge dokumente, ki podpirajo vaš položaj. Na primer: »Kot boste videli v priloženem sporazumu o jamstvu, je bila ta polna storitev v veljavi v prvih 12 mesecih lastništva. V skladu z našimi evidencami ste fotoaparat kupili pred tremi leti, zaradi česar je današnja zahteva neutemeljena."
Ponudite kompromis
V nekaterih primerih ni prostora za kompromis ali za razširitev oljčne veje, če pa želite ohraniti poslovanje stranke po cesti, ponudite nekakšno koncesijo, da bi ublažili udarec. Na primer: »Želimo vam ponuditi 25-odstotni popust pri nakupu nove videokamere« ali »Priloženo, poiščite darilno kartico v vrednosti 50 USD, ki jo je mogoče unovčiti za nakup elektronske opreme v naši trgovini.«
Druge vrste zavrnitev
V teku vodenja vašega podjetja boste morda morali zavrniti pogoje pogodb s prodajalci, zavrniti zahteve za zaposlene za počitnice ali drugače pisati poklicno korespondenco drugim poslovnim partnerjem. Sledite istim splošnim smernicam, ki so opisane zgoraj, in prilagodite pismo specifičnim razmeram.
Nasveti
-
Zavrnitev pogodbe: “Zahvaljujemo se vam za priložnost, da obnovite pogodbo z ABC Removal Removal. Zaradi nedavnega povečanja pristojbin smo se odločili za uporabo storitev drugega ponudnika."
Zahteve zaposlenih: »Vaša prošnja za plačani prosti čas v zadnjem tednu v decembru je zavrnjena, saj je ta teden za vse zaposlene zaradi inventarja ob koncu leta.
Vabila za kolege: „Hvala za povabilo za delo v vašem upravnem odboru. Na žalost imam številne predhodne poklicne zaveze, ki mi trenutno preprečujejo prevzemanje novih vlog."
Zavij
Vaše pismo dopolnite z izrazom hvaležnosti za obstoječe razmerje, ki mu sledi povabilo, da se o zadevi po potrebi še pogovorite. Na primer: »Hvala za vaše poslovanje.Če imate vprašanja ali želite nadalje razpravljati o tej zadevi, me prosim kontaktirajte neposredno."
