Če vaše podjetje zahteva, da spremljate vse, od velikih podrobnosti o odjemalcu do na videz manjših vprašanj, bo učenje, kako napisati beležko v datoteko, koristno za vas. To vam lahko pomaga pri vsakodnevnem poslovanju.Na primer, če ena oseba iz vaše stranke kliče ali vam pošlje e-poštno sporočilo, ki vas prosi, da spremenite načrt, napišite beležko v datoteko, če druga stranka kasneje izpodbija vaša dejanja. Zapisi v datoteko so nujni za pravne, medicinske ali druge zelo občutljive datoteke, ki se lahko kasneje uporabijo tudi na sodišču.
Odprite Microsoft Word. V meniju »Datoteka« kliknite »Novo«. Na desni se bo odprlo "Podokno opravil novega dokumenta".
V razdelku »Predloge« kliknite »V računalniku«. Odpre se pogovorno okno »Predloge«. Kliknite zavihek "Beležke". Kliknite »Čarovnik za beležke« in nato »V redu«. Začel se bo "Čarovnik za beležke".
Kliknite "Naprej". V razdelku »Kateri slog želite,« izberite »Poklicno« in znova kliknite »Naprej«. V razdelku »Ali želite vključiti naslov« izberite »Da« in vnesite »Beležka v datoteko«. Kliknite "Naprej".
Izberite »Datum«, »Od« in »Zadeva« v razdelku »Kateri elementi želite vključiti« in vnesite podatke za vsakega. Datum mora biti datum dogodka, na primer telefonski klic ali e-pošta. To mora biti vaše ime ali ime vašega nadzornika, predmet pa mora biti kratek opis dogodka, kot je "Sprememba kraja".
Kliknite "Naprej". V razdelku »Za« izberite »Datoteka«. Počistite potrditveno polje "CC". Ponovno kliknite "Naprej". Dodajte vse zaključne elemente in kliknite »Naprej«, nato pa kliknite »Dokončaj«. V spodnji del obrazca beležke vnesite svoje opombe.
Natisnite beležko in jo shranite v datoteko odjemalca. Shranite tudi elektronsko kopijo, če je to postopek vašega podjetja.
Nasveti
-
Vnesite beležko v datoteko čim prej po dogodku ali pogovoru. To vam bo pomagalo, da boste jasneje priklicali vse podrobnosti.
Opozorilo
Nikoli ne vtipkajte ničesar, kar bi bilo neprimerno v beležki, ki ne temelji na dejstvih. Navedba, da se je gospa Smith zdela jezna, je primerna. Pisanje, da ima gospa Smith vedno grd odnos, ni.
