Podjetja pogosto zberejo ekipe za izpolnitev določene naloge ali cilja. Projekt poteka v več fazah, napredek pa se stalno spremlja. Projekti so vodeni skozi vrsto faz, od opredelitve projekta do ocene uspešnosti projekta. Faza opredelitve ali začetka se začne s procesom, pri čemer so člani skupine identificirani in izbran vodja projekta. V fazi načrtovanja so določeni cilji in dodeljene odgovornosti. Spremljanje poteka v fazi izvajanja, ko je delo projekta končano. Zaključna faza vrednotenja prihaja, ko je projekt zaključen in se izvede ocena, ali so cilji doseženi.
Informacije o spremljanju
V fazi izvajanja, ko potekajo dejanske naloge projekta, je bistvenega pomena spremljati informacije, da bi lahko spremljali, kaj se izvaja. Vodja projekta lahko projekt olajša tako, da komunicira s člani skupine in strankami. Vodja skupine lahko s pomočjo praktičnega spremljanja zagotovi, da posamezni udeleženci ostanejo pri prvotnem načrtu projekta in ostanejo osredotočeni na vnaprej določene cilje. Vodja projekta skrbno upošteva vse vidike projekta in obravnava morebitne težave.
Spremljanje napredka
Spremljanje upravljanja s časom izvaja projektni vodja, da se zagotovi, da so roki izpolnjeni, ko se projekt premakne naprej. Časovni listi se uporabljajo za spremljanje časa, ki ga posamezni člani skupine porabijo za naloge v okviru projekta. Vodja skupine lahko identificira in reši vse probleme upravljanja časa, ki se pojavijo.
Spremljanje proračuna
Upravljanje stroškov se izvaja s strani vodje projekta, da se prepričate, da projekt pride v proračunu ali pod njim. Stroški znotraj projekta so identificirani in stroški se odobrijo pred nakupom. Vodja projekta vodi centralno evidenco vseh stroškov projekta. Nato lahko ugotovi, ali so stroški ustrezno financirani, in če ne, podeli posebno odobritev za potrebne izdatke.
Spremljanje kakovosti
Za učinkovito spremljanje kakovosti pri napredovanju projekta morata skupina in vodja projekta vzpostaviti smernice za kakovost pred fazo izvajanja. Ko vodja skupine ve, kako je treba izmeriti kakovost, lahko ukrepa za merjenje kakovosti rezultatov ekipe, ugotavljanje morebitnih težav s kakovostjo in potrebne izboljšave.
