Poročila o utemeljitvi priporočajo spremembe poslovnih politik ali postopkov. Zagotavljajo dokaze, ki utemeljujejo ukrep, ki na primer rešuje problem ali izboljšuje učinkovitost. Pogosto predstavljajo rešitve, ki prinašajo finančne prihranke ali dobičke. Če želite izdelati učinkovito poročilo, morate predložiti prepričljive argumente in dokazila, ki podpirajo spremembe, ki jih predlagate.
Uporabite osnovno postavko memo (To / From / Date / Subject) in jo izpolnite. Jasno navedite, kdo naj prebere poročilo, kdo ga je napisal in kaj je vsebina teme.
Napišite uvodni odstavek, ki opisuje težavo ali namen vašega poročila. V nekaj stavkih pojasnite, kaj so vaša priporočila, in razložite koristi, ki jih bodo prinesle.
Napišite uvodno poročilo, ki podrobneje opisuje namen in pomen vašega poročila. Vključite ustrezne informacije o ozadju, ki bodo bralcu pomagale razumeti motive in razloge za vaša priporočila.
V glavnem delu poročila pojasnite, kako predlagate izvajanje priporočil. Navedite podrobnosti o novih postopkih ali rešitvah in učinkih, ki jih bodo imeli. Pojasnite, kdo bo sodeloval, kaj bodo storili, kaj bo stalo in koliko časa bo potrebno za izvedbo.
Navedite raziskavo ali metode, ki ste jih uporabili za dosego svojih zaključkov. Vključite slabosti in težave, ki bi jih lahko ustvarili novi postopki, ter koristi. Bodite natančni, logično organizirajte svoje gradivo in bodite pošteni; to bo povečalo vašo trditev.
Končajte poročilo o utemeljitvi s kratkim povzetkom sklepov in priporočil. Ne vnašajte novih informacij na tej stopnji; Namesto tega preglejte glavne argumente, ki podpirajo vaša priporočila. Vnesite kratek zaključni odstavek za vašo beležko.
Nasveti
-
Poudarite prednosti vaših priporočil in pojasnite, kako prevladajo kakršne koli pomanjkljivosti. Naj bo vaše pisanje pozitivno. Izogibajte se besedam, kot je mogoče, morda in morda. Poskrbite za uravnoteženost vašega poročila z razpravo o alternativnih rešitvah. Kraj priporočilo, ki se počutite, je bolj obetavno zadnji. Bodite jasni glede korakov, ki jih morate po vašem mnenju sprejeti v svojih priporočilih. Izogibajte se splošnosti; biti specifični. Vsako priporočilo predstavite z aktivnim glagolom, da povečate svoje predloge.
