Vaš sistem zaračunavanja je lahko tako nepremičen kot pero in knjiga ali tako dovršen kot računalniški in programski program, ki je zasnovan za upravljanje vsega, od izračunavanja stroškov do pošiljanja izjav. Razveljavitev, osnovni koncepti zaračunavanja se niso spremenili že od svetopisemskih časov. Še vedno obstaja ponudnik storitev, uporabnik storitve in pristojbina, ki povezuje razmerje.
Zaračunavanje se začne z ljudmi
Vaše osebje oblikuje profil vsakega kupca kot prvi korak pri oblikovanju posameznega sistema zaračunavanja za vaše podjetje. Podatkovno osebje zbira imena, naslove za zaračunavanje in pogoje, pod katerimi se zbirajo vaše pristojbine. Če je vpletena tretja oseba, kot je zavarovalnica, so tudi te informacije zavarovane. Stranke lahko od vas zahtevajo, da jih zaračunate neposredno ali položite stroške na kreditno kartico.
Vnos in preverjanje podatkov
Informacije, ki jih posredujejo stranke, se vnesejo v programsko opremo ali ročno zabeležijo v knjigi. Preverjanje kreditnih točk in pokritost zavarovalnic se lahko doseže prek telefona ali spletnega mesta. Vaše osebje bo morda moralo dostopati do občutljivih informacij, kot so bonitetne ocene, da bi ustvarile popoln profil za vaš sistem zaračunavanja, saj lahko nekateri kupci želijo odplačati svoj dolg v obrokih.
Računski računi
Ali vaše podjetje zaračunava eno storitev (posvetovanje) ali nešteto storitev (posvetovanje, laboratorijske pristojbine, materiali in podobno), je vzpostavitev sistema kodiranja za kategorizacijo vsake storitve in izdelka bistvena za sledenje denarja. Na primer, zobozdravstveni bolnik se lahko zaračuna za čiščenje, vendar zaračunana pristojbina, če zobozdravnik opravi postopek namesto higienik, ni enak, zato se za obračun uporabljata dve kodi. Ena koda lahko pomeni zlato krono, druga pa cenejšo porcelansko kapo. Kode imajo dvojno dolžnost, kar vam omogoča sledenje stroškov in kategorij, tako da vedno veste, kako porabite čas in sredstva.
Računi so izdani
Imate nekaj načinov za vzpostavitev sistema za obračunavanje. Nekateri lastniki podjetij zaračunavajo vsakemu kupcu isti dan vsak mesec. Če za obdelavo tega opravila ne uporabljate računalnika, je smiselno slediti obleki. Vaš elektronski sistem zaračunavanja vam lahko omogoči tudi razvrščanje strank po „datumu storitve“. Storitev 10. julija bo na primer 10. avgusta samodejno ustvarila izjavo z uporabo standardnih 30-dnevnih obračunskih ciklov. Vaš denarni tok lahko bolje služi tako, da pošljete izjave v nekaj dneh po opravljeni storitvi. Za izdajanje računov strankam lahko uporabite obojestransko pošto in elektronsko zaračunavanje.
Računi so spremljani
Označevanje računov po izteku rokov zapadlosti je pomemben del sistema zaračunavanja za vsako podjetje. Opomniki za plačila, usklajeni s pripisovanjem „zapadlih“ provizij, so še ena korist za vzdrževanje računalniškega sistema zaračunavanja. Izmenično, člani vašega računovodskega osebja lahko uporabijo sistem »vroče datoteke«, ki vsebuje tekoči seznam datumov zapadlosti, ki telefonske klice opozarjajo na plačilo računov, ko je rok zapadel.
Storitve zbiranja, revizije in posredniki
Morda boste raje ravnali z lastnimi storitvami zbiranja, namesto da bi uporabljali zunanjo agencijo, da bi nadzorovali vprašanja neplačila. Periodične, samo-revizijske prakse ujamejo veliko vrst nepravilnosti sistema zaračunavanja. Lahko se tudi povežete s klirinško hišo, ki je ustanovljena, da poskrbi za vsak vidik vašega sistema zaračunavanja, od kreditnih pregledov strank do izdajanja računov. Te storitve niso poceni, če pa raje obdavčite račune, je morda kompromis vreden stroškov.
