Poročilo o razmerah je točno to, kar pomeni ime: poročilo o situaciji, ki vsebuje preverjene, dejanske informacije, ki dajejo jasno sliko o tem, kdo, kaj, kje, kdaj, kako in kako je prišlo do incidenta ali situacije. Mnoge organizacije uporabijo poročila o stanju, da nadrejenim zagotovijo vnos in informacije, ki jih potrebujejo za pravilne in ustrezne odločitve. Organizacije za krizno upravljanje, vladne agencije, oborožene sile, podjetja, organi pregona, humanitarne nevladne organizacije in diplomati se zanašajo na poročila o stanju.
Opazujte razmere čim bolj jasno. Če je dogodek naravna nesreča, si oglejte območje nesreče in upoštevajte vpliv na zemljišče, infrastrukturo in prebivalstvo. Poročilo o stanju mora vsem osebam, ki bodo svoje odločitve utemeljile na teh dejstvih, predložiti vsa ustrezna dejstva. Pazljivo opazujte. Domneve in mnenja ne sodijo v poročilo o stanju.
Pogovorite se z vsemi sodelujočimi, od katerih potrebujete informacije. Vsaka organizacija, ki zahteva ali pripravi poročila o stanju, bo verjetno navedla osebje, s katerim je treba vzpostaviti stik in ga obvestiti. Med vsakim pogovorom vzemite dobre zapiske, saj jih boste vključili v poročilo.
Zberite in zberite podatke. Cilj je dati najobsežnejšo sliko o dogodku in rezultatih tega dogodka. Upoštevajte podrobnosti o vseh vidikih situacije: kaj se je zgodilo, komu, podrobnosti o času, datumu in lokaciji, vplivu na infrastrukturo in kako se lokalno prebivalstvo odziva. Mnoge organizacije imajo standardno obliko za poročilo o stanju, ki zahteva določene vrste informacij. Če taka oblika obstaja, jo uporabite. Zbiranje podatkov bo hitrejše in natančnejše.
Sestavite poročilo v logičnem vrstnem redu. Vključite vse ustrezne informacije. Uporabite jasen in jedrnat besednjak za opisovanje dogodkov, izogibanje pridevnikom in prislovom. Redna poročila o napredku bodo verjetno sledila poročilu o začetnem stanju, zato boste morali opisati, kaj se trenutno dogaja, ne pa, kaj bi se lahko zgodilo v bližnji prihodnosti.
Na začetku poročila vključite poglavitne odseke ali povzetek povzetka, vendar šele potem, ko so vsi podatki zbrani in dani v logični vrstni red. Uporabite dejstva in številke in se izogibajte domnevam. Oddelek za povzetek ali poudarke mora posredovati najpomembnejše informacije za zaposlene nadrejene, da najprej preberejo.
Nasveti
-
Ne pozabite na bralce poročila in kaj morajo vedeti o razmerah.
