Sporočilo poročila o prenašanju strani deluje podobno kot pismo, ki ga objavite. Razmislite o tem kot o svojem osebnem žrebanju za bralca. Vpišite, kaj boste rekli prejemniku, če mu boste osebno oddali poročilo, vendar najprej zberite svoje misli.
Preden pišete, je pomembno, da ugotovite, kaj želite povedati. Prepoznajte svoje občinstvo in ocenite njihove posebne potrebe in želje. Razmislite o teh točkah pri pripravi beležke o prenosu in preostalem poročilu ali predlogu.
Naslavljanje beležke prenosa z uporabo preprostega zapisa beležke. Če vaša organizacija uporablja predlogo za beležke, jo uporabite. Če te nastavitve ne uporabite kot začetno točko:
MEMORANDUM
Za: Ime in naslov prejemnika Od: Vaše ime in naslov Datum: Datum, ko ste prijavili poročilo. Zadeva: Ime poročila
Napišite uvodno izjavo. »Tukaj je na primer poročilo, ki ste ga zahtevali glede…«. Ni treba, da je dolga. Nekaj preprostih stavkov bo opravilo delo. Za ta odstavek in preostanek beležke uporabite obliko poslovnega bloka. Med vsakim odstavkom postavite trdi vmesnik ali prazen prostor, vendar ne začnite z zavihkom ali zamikom, preden začnete nov razdelek.
Napišite uvodni odstavek. Opišite obseg poročila, natančno, kaj bo zajemalo in kako ste zbrali vaše podatke.
Napišite telo beležke. Pojasnite, kako koristno bo poročilo za bralca. Predstavite svoje glavne zaključke in izpostavite zanimive ugotovitve ali poglavja, ki so zanimiva za vaše občinstvo. Vse informacije, ki bodo naredile poročilo bolj uporabno ali dostopno bralcu, so lahko vključene v ta razdelek. Morda boste celo želeli podati predloge za nadaljnje raziskave.
Sestavite zaključni odstavek. Napišite bralcu hvaležnost in se strinjate z veliko pomoč, ki ste jo prejeli od sodelavcev. Prav tako je treba ponuditi pojasnila ali nadaljevati delo, če je potrebno.
Preverite dokumente o pravopisnih in slovničnih napakah.
Naj vaš kolega, ki mu zaupate, preveri svoje delo. Njene sveže oči bodo privedle do nejasnega govora in napak.
Izvedite vse potrebne spremembe in vključite predloge lektorja.
Vstavite izpolnjen dopis o posredovanju v preostalo poročilo. Postavite ga tik pred kazalo in po naslovni strani poročila.
Nasveti
-
Na koncu zapišite beležko o oddajanju in druge delne izjave vašega poročila, ker se nanašajo na preostanek dokumenta.
Opozorilo
Zapisi o prenosu se uporabljajo samo za notranje dokumente. Če je vaše poročilo namenjeno zunanjemu občinstvu, kot je potencialna stranka, namesto tega napišite pismo o prenosu. Podatki bodo enaki, vendar boste za oblikovanje dokumenta uporabljali oblikovanje poslovnih pisem.
