Eden od najbolj zanesljivih načinov za določitev uspešnosti podjetja je uporaba poročila o obisku. Ali vaše zunanje operacije delujejo tako dobro, kot bi morale? Ali je vaša predšolska ustanova ali ustanova za oskrbo pripravljena za licenciranje? S pisanjem celovitega poročila o obisku lahko ugotovite, ali so izpolnjeni številni poslovni cilji. Poročila o obiskih, ki se včasih imenujejo poročila o potovanjih, so odličen način, da ugotovite, ali se vaši poslovni standardi izvajajo na mestu, kot ste načrtovali.
Oblikujte poročilo
Poročila o obiskih so poslovni dokumenti. Poročilo lahko glede na organizacijo ali panogo sledi obliki memoranduma ali poslovni predlogi. Običajno izberite obliko zapisa, če poročilo o obisku gre skupini notranjih članov vodstva. Če je poročilo o obisku na voljo zunanjim virom, izberite bolj formalno predlogo poslovnega poročila. Uporabite standardno poslovno oblikovanje, ki vključuje pisave profesionalnega tipa, kot sta Times New Roman ali Arial. Ohranite 1-palčne robove.
Navedite cilje
Pojasnite razlog za obisk. Cilji vključujejo pogostost obiska, skupaj s primarnimi meritvami ali področji pregleda. Obisk je lahko na primer prvi v nizu štirih, ki se izvaja v enem letu, da se pregleda izvajanje novih pravilnikov ali meritev proizvodnje. Jasno navedite, kaj ste iskali v obisku, vključno s prejšnjimi obiski, priporočili ali načrti ukrepanja.
Primer:
To poročilo je namenjeno ugotavljanju, ali je šola Plainview izpolnila vse zahteve glede licenciranja za varstvo po šoli.
Razpravljajte o povratnih informacijah in ključnih vpogledih
Upoštevajte identiteto ključnih oseb, ki so bile med obiskom intervjuvane. Obiski lahko vključujejo srečanja s ključnim vodstvenim osebjem na lokaciji, kot so upravljavci ali direktorji operacij. Prav tako je običajna praksa, da se srečamo z osebjem na nižji ravni, ki je bolje seznanjeno s procesi poslovanja.
Primer:
Posamezniki, s katerimi smo sodelovali, so bili Sarah Winters, ravnateljica šole, šolska medicinska sestra Emily Thorn, Rick Marden, osnovna učiteljica in Carol Hathaway, strokovnjak za prehrano in dietetik.
Pogovorite se o ključnih povratnih informacijah, ki jih zagotovijo vodstvo in osebje. Ni nujno, da navedete intervjuvane, temveč da poiščete ključne vpoglede in skupna področja. Vključite vse standardizirane raziskave, ki so bile uporabljene, ali določeno vrsto vprašanj, ki so bila zastavljena med obiskom.
Seznam ključnih vpogledov in opažanj
Opazovanja temeljijo na tem, kar osebno vidimo in ne posredujemo na podlagi intervjujev. Na primer, obiskovalci bi lahko vizualno opazili, da ima operacija preveč delavcev, ki niso zaposleni. Karkoli, od čistoče do splošne organizacije, so predmet opazovanj. Vnesite te vpoglede v poročilo o obisku.
Primer:
Med obiskom na sredi dneva so kosila vključevala izbiro zelenjave in sadja, toda za tiste s posebnimi prehranskimi potrebami ni bilo druge možnosti.
Povzetek sklepov
Ugotovite, ali organizacija izpolnjuje cilje na podlagi predloženih povratnih informacij in ugotovitev. Če je mogoče, uporabite podrobnosti in količinsko opredeljive informacije, da podprete sklepe. Na primer, če je cilj obiska nove tovarne določiti, ali je bilo v prvem četrtletju zaposlenih 60 odstotkov, zagotovite dejanske številke človeških virov s prometom, obstoječa prizadevanja za zaposlovanje in oddelke, kjer obstajajo pomanjkljivosti.
Zagotoviti prihodnje akcijske načrte
Navedite, kdaj so predvideni prihodnji obiski in ali so ti vnaprej določeni ali pa so rezultat nedavnega obiska. To je lahko bil na primer tretji letni obisk na četrtletni razpored. Predložite priporočila za izboljšave. Če so določeni določeni akcijski načrti, jih navedite podrobno. To zagotavlja merilo uspešnosti za naslednji obisk.
