Račun je komunikacijsko orodje, ki svojim strankam pove, kaj ste jim dali, koliko stane in kako jih morajo plačati. Računi so lahko preprosti kot rokopisni list z nekaj zapisi ali so lahko prefinjeni, profesionalno zasnovani računalniški dokumenti. Jasni in informativni računi dajejo vaši podjetji verodostojnost pri vaših strankah. Prav tako vam bodo pomagali, da vam bodo plačali prej kot kasneje, saj boste strankam sporočili, kdaj pričakujete, da bodo plačani.
Številke računa
Računi so napisani v naslednjem vrstnem redu in številka računa vam pomaga najti ali se sklicevati na določen račun v zaporedju. Če vaši računi niso računalniško obdelani, jih zapišite v vrstnem redu, v katerem ste jih izdali, da boste lažje našli račun, ki ga potrebujete. Če kupite pakete računov, ki jih izpolnite z roko, bodo prišli z vnaprej natisnjenimi številkami, računi pa bodo vezani skupaj, tako da vam ni treba opravljati dodatnega dela, da bi jih ohranili v redu. Če ustvarjate računalniške račune s programsko opremo, kot je QuickBooks ali Square, bo program opravil delo za vas in bo izdal račune.
Ko se morate vrniti na račun, na primer, če ima stranka vprašanje glede plačila ali če ste prejeli ček in želite račun označiti kot plačan, ga preprosto poiščite po številki računa. Zaporedje računov lahko začnete s poljubno številko, ki jo izberete, tudi če pišete svoj prvi račun, mu lahko daste višjo številko, da bo vaše podjetje videti bolj uveljavljeno.
Kaj mora biti na računu?
Poleg številke računa mora račun vsebovati vse, kar potrebujete za posredovanje potrebnih informacij vaši stranki, tako da lahko dobite plačilo. Račun je poleg tega, da je obveščen o dolgovanem znesku, tudi uporabno referenčno orodje za stranke, ki morajo vedeti, kaj so prejele in v kakšni količini. V račun vključite:
- Ime, naslov, telefonska številka in e-pošta vašega podjetja.
- Datum, ko je bil račun napisan, ali datum, ko je bil izdelek dostavljen. Uporabite en sistem za zmenke ali drugi, vendar bodite dosledni.
- Ime stranke in naslov za izstavitev računa.
- Naslov za pošiljanje vaše stranke.
- Količina vsakega naročenega artikla, ime ali inventarna številka vsakega naročenega artikla, cena na enoto vsakega naročenega artikla in skupna cena vsake postavke, izračunana z množenjem količine s ceno na enoto.
- Skupni znesek za vse postavke na računu.
- Dolgoročni davek od prodaje, če je primerno.
- Plačilni pogoji, kot so plačilo po pošti ali neto 15 (plačilo 15 dni).
Uporaba računov za hitro plačilo
Nekaj misli in pozornosti pri ustvarjanju računov vam lahko pomaga, da boste hitreje in dosledneje plačani. Čim prej pošljete račun, hitreje bo vaša stranka vedela, koliko plačati in kdaj je plačilo zapadlo. Čeprav se plačilni pogoji, kot je čas med dostavo in plačilom, običajno dogovorijo vnaprej, lahko navedba teh pogojev jasno in vidno na računu služi kot koristen opomnik. Če vaša stranka za plačilom za prejšnje račune zaostaja, lahko skupni znesek, ki je dolgovan na trenutnem računu, pospeši plačilo tako, da stranki shrani korak, ki je potreben za iskanje prejšnjih zapadlih računov.
